Dus, hoe ga je dat doen (zonder het in de tussentijd erger te maken)?
Welnu, je bent aan het juiste adres!
Hier hebben we de beste stappen opgesomd die u kunt nemen wanneer u een medewerker moet disciplineren en hem helpen groeien op de werkplek.
1. Onderzoek
Voordat u met disciplinaire maatregelen begint, is het belangrijk om bewijsmateriaal tegen de werknemer te beoordelen en tot uw eigen oordeel te komen. Als een supervisor bijvoorbeeld een werknemer ervan beschuldigt protocollen niet te volgen, moet u hun bevindingen bestuderen en ervoor zorgen dat er een goede reden is voor disciplinaire maatregelen.
U moet uzelf afvragen wie de fout heeft begaan en beoordelen of de werknemer het beste heeft gedaan wat hij kan in de situatie waarin hij zich bevindt. Nadat u voldoende bewijsmateriaal hebt verzameld, moet u verdere actie met de betreffende werknemer bespreken.
2. Lees het werknemersbeleid
Medewerkersbeleid is er niet voor niets en zodra een medewerker zijn contract heeft getekend, betekent dit dat hij heeft begrepen wat er van hem op de werkplek wordt verwacht. Als het u is opgevallen dat de werknemer zich niet aan de regels in het beleid houdt, neem deze dan apart en vertel hem precies wat hij verkeerd heeft gedaan. Door dit te doen, kunt u communiceren wat van hen wordt verwacht in toekomstige situaties.
3. Communiceer te allen tijde duidelijk
Duidelijke communicatie is essentieel bij het disciplineren van een medewerker. Als u over uw woorden struikelt en niet ter zake komt, kan de werknemer in de war raken en kunt u onprofessioneel overkomen.
Het is het beste om situaties logisch te benaderen in plaats van emotioneel en te allen tijde kalm te blijven (zelfs als de werknemer zijn stem verheft) en assertief te zijn wanneer dat nodig is. Je stem moet krachtig zijn en alle besproken punten moeten logisch en redelijk zijn, zonder dat de werknemer spijt voelt.
4. Gebruik correctiemethoden
De beste methode om te gebruiken voordat u in disciplinaire procedures stapt, zijn correctiemethoden. In plaats van alleen het probleem op te sommen en de werknemer de oplossing te vertellen, moet u samenwerken om oplossingen te bedenken die zowel logisch als haalbaar zijn.
Het is bijvoorbeeld mogelijk dat een medewerker zijn doelen niet haalt omdat deze niet goed zijn getraind. In dit geval kunt u een trainingsplan opstellen om het probleem te verhelpen voordat het verder wordt behandeld.
5. Geef een mondelinge waarschuwing
De bovenstaande correctiemethoden moeten worden verstrekt in de vorm van een mondelinge waarschuwing. Dit soort waarschuwingen mag alleen worden uitgevoerd wanneer een werknemer zich niet aan de bedrijfsregels houdt. Hiermee laat je zien dat je vertrouwen hebt in je medewerker om een paar wijzigingen aan te brengen om zichzelf te verbeteren.
In plaats van progressieve discipline, is het essentieel om een tweerichtingsgesprek te voeren - je moet de kern van het probleem doorgronden en niet alleen het probleem benadrukken tijdens je discussie.
6. Eindig op een positieve noot
Tijdens het disciplinaire proces vergeten veel managers de positieve punten te benadrukken en de vergadering met een negatieve noot te beëindigen, waardoor een bittere smaak achterblijft in de mond van de werknemer. Daarom moet u uw werknemer laten weten dat u op de hoogte bent van al het uitstekende werk dat hij heeft verricht, en eventuele schriktactieken vermijden. Positieve discipline versterkt goed gedrag en motiveert uw medewerkers om zichzelf te verbeteren en te verbeteren.
7. Geef de werknemer de tijd om te spreken
Hoewel u degene bent die de vergadering houdt, is het van vitaal belang om uw werknemer tijd te geven om te praten en hun kant van het verhaal te delen. Het is mogelijk dat er specifieke omstandigheden zijn waarvan u zich niet eens bewust bent of geldige redenen waarom uw medewerker zich gedraagt zoals hij is.
Sta open voor wat ze te zeggen hebben, zelfs als je al een besluit hebt genomen over een specifieke kwestie. Het is belangrijk dat de werknemer niet het gevoel heeft disciplinaire maatregelen te nemen voordat ze zelfs de kans hebben gehad zich te verdedigen.
8. Doe het privé
Er is niets erger dan publiekelijk beschaamd worden tegenover je collega's.
Daarom is het essentieel dat discussies privé worden gevoerd. Dit beschermt niet alleen de privacy van uw medewerkers, maar het beschermt ook hun reputatie.
Een ander punt om te onthouden is dat je het gesprek moet voeren wanneer het een goed moment is voor jullie beiden. Onderbreek de werknemer niet terwijl hij midden in een taak zit; vraag in plaats daarvan om ze privé te spreken wanneer ze een paar minuten over hebben.
9. Follow-up schriftelijk
Het is noodzakelijk om na elke discussie een e-mail te volgen en de feiten van uw gesprekken te schetsen, zodat u nauwkeurig weet wat er is gezegd en wat de verwachtingen zijn. Dit geeft de werknemer ook de kans om te antwoorden als ze het niet helemaal eens zijn met uw samenvatting.
Deze e-mailthread is nodig als u een patroon van slechte prestaties wilt vaststellen en kan u het bewijs leveren dat u nodig hebt als u wilt doorgaan met een schriftelijke waarschuwing. Het zorgt voor consistentie en dat u zich houdt aan de regels in het werknemershandboek van het bedrijf.
10. Geef een schriftelijke waarschuwing
Als je na je verbale berisping nog steeds geen verbetering hebt gezien, is het tijd om verdere actie te ondernemen in de vorm van een schriftelijke waarschuwing. Net als bij de mondelinge waarschuwing, moet u een persoonlijk gesprek met de betreffende medewerker voeren waar u de specifieke problemen kunt bespreken en mogelijke resultaten kunt creëren.
Deze keer volg je echter ook een officiële waarschuwingsbrief. Deze brief moet dan door de werknemer worden ondertekend en in zijn HR-map worden geplaatst.
11. Implementeer een verbeterplan
De volgende fase in het disciplinaire proces na een schriftelijke waarschuwing is investeren in een verbeterplan. Dit geeft hen de kans om na te denken over wat er is gebeurd en een duidelijke structuur te volgen om te verbeteren.
Het plan hoeft geen specifieke structuur te volgen; het moet gebaseerd zijn op logische stappen die werken voor zowel de werknemer als uzelf. Stel bijvoorbeeld doelen en een tijdlijn voor deze doelen in. Aan het einde van elke deadline moet u een vergadering met de werknemer hebben om hun verbeteringen te bespreken.
12. Geef een laatste waarschuwing
Als u gedurende een bepaalde periode (idealiter een maand) geen verbetering heeft gezien, is het tijd om een laatste waarschuwing te geven. Net als bij de eerste schriftelijke waarschuwing, moet dit document de problemen en de stappen voor verbetering beschrijven.
Het is echter noodzakelijk om de gevolgen te benadrukken als er geen verdere verbetering namens de werknemer is. U zult opnieuw een nieuw verbeteringsplan moeten opstellen en een andere tijdlijn moeten bepalen, waarin wordt gespecificeerd dat als er geen vooruitgang is geboekt, u hun arbeidsovereenkomst moet beëindigen.
13. Overweeg beëindiging
Na een periode van twee tot drie maanden zonder verbetering, hebt u waarschijnlijk geen andere keuze dan de werknemer te ontslaan of naar een geschiktere positie te verplaatsen.
Als u de beëindigingsroute volgt, is het belangrijk om een vergadering te plannen en ervoor te zorgen dat een manager en een HR-vertegenwoordiger aanwezig zijn. U moet de werknemer ook de mogelijkheid geven om zijn eigen getuige mee te nemen naar de vergadering. Aan het einde van de vergadering moet u de beëindigingsbrief bezorgen en de volgende stappen schetsen.
Er zijn geen vaste regels voor het beëindigen van het contract van een werknemer. Sommige bedrijven kiezen ervoor om het personeelslid onmiddellijk te laten vertrekken en hun opzegging te betalen, terwijl anderen hen vragen hun opzegging te bewerken. Het is het beste om de ideale situatie voor de werknemer en het bedrijf te identificeren, waardoor het proces voor alle betrokkenen gemakkelijker wordt.
Werknemersdiscipline is een lang en stressvol proces, maar het is een proces dat correct moet worden gevolgd om juridische problemen die zich later voordoen te voorkomen en om de werknemer ook een eerlijke kans op verbetering te bieden.
Heb je lastige disciplinaire situaties gehad? Neem dan deel aan het onderstaande gesprek en laat ons weten hoe je ze hebt overwonnen.
