Pijlers voor effectieve communicatie
Een recent Forbes-rapport zegt dat projectmanagers vaardig moeten zijn in zowel verbale als non-verbale communicatie. Meer in het bijzonder moeten ze effectief kunnen communiceren via telefoongesprekken, instant messages, tools voor projectsamenwerking zoals Slack, webchat, e-mail, videoconferenties en face-to-face. Dit is om verschillende redenen belangrijk omdat meer dan 55 procent van de interpretatie van berichten gebaseerd is op lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen, volgens Dr. John Lund, een interpersoonlijke communicatie-expert en onderzoeker. Andere aspecten die de communicatie beïnvloeden, zijn de stemtoon (37 procent) en de gebruikte woorden (8 procent). Tegelijkertijd moet een projectmanager de juiste interne en externe communicatiebalans handhaven, vooral in gevallen waarin de projecteigenaar een klant is. Projectmanagers moeten ook on-the-fly-communicatie vermijden, tenzij dit noodzakelijk is omdat dit tot onzekerheid onder projectleden leidt. Bovendien kan het ertoe leiden dat projectleden hun focus verleggen van kerntaken naar functies die efficiënter kunnen worden uitgevoerd door niet-projectmedewerkers.
Communicatie plan
Om de hierboven besproken problemen te voorkomen, moet projectbeheer gebaseerd zijn op een vooraf geplande communicatiestrategie. Deze strategie moet een feedbacklus omvatten en duidelijk de juiste communicatiekanalen, verantwoordelijkheden, rollen en hiërarchie definiëren. Een goed gestructureerd communicatieraamwerk voorkomt projectknelpunten veroorzaakt door incoherentie van de communicatie.
Voor meer informatie over hoe communicatie een belangrijke rol speelt in de resultaten van projectbeheer, bekijk je deze infographic gemaakt door het online Masters in Project Management-programma van Brandeis University.
