Of u nu teleurgesteld bent of een gevoel van opluchting voelt, u moet voorzichtig zijn wanneer een medewerker ontslag neemt. U moet de juiste procedures volgen en de overgang zo soepel mogelijk laten verlopen voor uw team, uw toekomstige voormalige werknemer en uzelf.
De volgende tips en checklist helpen u op een professionele manier om te gaan met het vertrek van elke medewerker.
1. Neem het niet persoonlijk op
Het is moeilijk om het niet persoonlijk te nemen wanneer je een sterke verstandhouding hebt opgebouwd met je teamlid en hun werkethiek en mening waardeert, maar het is belangrijk om te onthouden dat het niet om jou gaat, maar om hun loopbaanontwikkeling. Aan de andere kant kan het heel goed komen door een botsing met een andere werknemer. Hoe het ook zij, je zult het ontdekken in hun exit-interview, dus verander een al zenuwslopende situatie niet in een rampzalige situatie. Feliciteer de werknemer en wens hem veel succes in zijn nieuwe functie.
2. Overweeg een tegenbod te doen
Of je wel of niet een tegenbod moet doen, komt neer op 'hoe kritisch deze persoon voor jou is en hoeveel verstoring hun afwezigheid zal veroorzaken', zegt Anat Lechner, een klinisch universitair hoofddocent management en organisaties aan NYU Stern . Als ze vertrekken voor een vergelijkbare baan met een hoger salaris, is het de moeite waard om dat aanbod te matchen en bij je bedrijf te houden. U moet voorzichtig zijn en beoordelen of het echt de moeite waard is om door te gaan met werken of niet - als ze over het algemeen positief zijn, maar zich ondergewaardeerd voelen, kan een loket verstandig zijn. Als je via de grapevine hebt gehoord dat ze gedemotiveerd en verveeld zijn op het werk, kan het echter nuttig zijn om ze verder te laten gaan als je geen promotie kunt aanbieden.
3. Krijg het schriftelijk
De eerste stap van het ontslag van een werknemer zal meestal persoonlijk zijn; u moet er dan voor zorgen dat u dit schriftelijk hebt en de HR-afdeling hiervan onmiddellijk op de hoogte stellen. Zorg ervoor dat de brief is ondertekend en dat de datum van vertrek in overeenstemming is met hun opzegtermijn. Als een werknemer zijn contract schendt en zijn volledige opzegtermijn niet in acht neemt, wordt zijn laatste salaris beïnvloed. Als ze hun contract verbreken, kunt u weigeren om hen een referentie te geven als er in de toekomst om wordt gevraagd.
4. Bepaal of u wilt dat ze hun volledige opzegtermijn werken
In navolging van het vorige punt, kunt u beslissen of u wilt dat uw medewerker zijn volledige opzegtermijn doorwerkt of dat u openstaat om een overeenkomst te sluiten en hem vroegtijdig vrij te geven. U vindt het wellicht beter om in plaats van de gehele of een deel van de opzeggingstermijn te betalen als u niet wilt dat de werknemer toegang heeft tot gevoelige informatie en als dit voordeliger is voor het bedrijf en de afdeling. Aan de andere kant, als de werknemer van waarde is, kunt u een langere opzegtermijn overeenkomen (als ze dat natuurlijk eens zijn) om een soepele overgang te garanderen.
5. Ga akkoord met de voorwaarden van de aankondiging
Het is zeer waarschijnlijk dat de naaste collega's van de medewerker al van hun vertrek op de hoogte zijn, maar het is belangrijk om af te spreken hoe de aankondiging aan de rest van het team zal worden gecommuniceerd. Moet u uw afdeling samenkomen voor een snelle vergadering, een e-mail sturen of uw medewerker toestaan om mensen één op één te vertellen? Afhankelijk van de reden voor hun vertrek, kunnen ze zich meer op hun gemak voelen wanneer u het nieuws openbaar maakt.
6. Verzin een transitieplan
De belangrijkste stap die u moet nemen wanneer een werknemer vertrekt, is het opstellen van een overgangsplan. Je moet ervoor zorgen dat ze al hun projecten afmaken, belangrijke klanten op de hoogte brengen van hun vertrek en een goede overdracht aan hun vervanger verstrekken (als ze aankomen voordat ze vertrekken of als de rekruut intern is gedaan). Het is het beste om de werknemer hun eigen checklist en actieplan voor hun laatste 2-4 weken te laten opstellen en deze te controleren om er zeker van te zijn dat alle hoeken worden gedekt.
Als u een lijst met definitieve taken hebt, blijft uw werknemer gemotiveerd en aangemoedigd tijdens de laatste paar weken van zijn dienstverband en zorgt u ervoor dat alle losse eindjes vastzitten voordat de afscheidstaart wordt gesneden. Het is verstandig om hun voortgang gedurende deze periode in de gaten te houden en ervoor te zorgen dat ze op schema liggen in hun laatste week.
7. Evalueer hun kennis
Voordat een medewerker de deur uitloopt, moet u ervoor zorgen dat hij geen essentiële informatie met zich meebrengt, met name gegevens en processen die geen andere medewerker kent. Dit betekent niet dat ze hun tas moeten controleren op kopieën van contacten of financiële rapporten, maar eerder moeten uitzoeken welke unieke vaardigheden ze heeft die kan worden gedeeld met haar collega's. Als je hun kennis niet evalueert en ze laat overdragen aan andere teamleden, loopt het met hen de deur uit en kun je het niet terugkrijgen - het is tenslotte onprofessioneel om te onderhandelen een ex-medewerker voor informatie zodra ze het bedrijf hebben verlaten.
8. Ga op zoek naar een vervanging
Als je die positie hard nodig hebt, moet je meteen op zoek gaan naar een vervanger. Het is misschien gemakkelijker om intern aan te werven om die specifieke rol te vervullen, maar u moet de vacature ook extern adverteren.
Post niet alleen de taakspecificatie die werd gebruikt om de vertrekkende werknemer in te huren; evalueer de functie opnieuw en neem eventuele andere taken op die uw medewerker op zich heeft genomen. Het is ook belangrijk om niet zomaar iemand aan te nemen omdat je wanhopig bent en daarom moet overwegen om extra taken tussen alle teamleden te delegeren totdat de ideale kandidaat komt.
9. Houd u aan de wettelijke bepalingen
Bij het omgaan met een ontslag is het belangrijk om te voldoen aan het arbeidsrecht - het laatste loon is meestal op de volgende betaaldag verschuldigd. Afhankelijk van uw bedrijfsbeleid, moet u de werknemer adviseren over uitkeringen, pensioenregelingen, vakantiegeld en gezondheidszorg. Controleer uw lokale wetgeving om te zorgen voor naleving en houd bij wanneer u de werknemer zijn laatste loon hebt gegeven, en stuur hem zijn laatste loonstrook per post of e-mail.
10. Voer een exit-interview
Exit-interviews worden vaak over het hoofd gezien wanneer werknemers het bedrijf verlaten, maar ze zijn cruciaal als u precies wilt weten waarom ze vertrekken. Deze discussie moet worden gevoerd door een derde partij en bij voorkeur iemand van de HR-afdeling - op deze manier kunnen ze uitzoeken wat de problemen met het bedrijf zijn en wat u kunt doen om de cultuur voor andere werknemers te verbeteren. In gevallen waarin u een lastige werknemer hebt, wilt u misschien een andere collega vragen om deel te nemen aan de vergadering en een getuige te zijn voor zowel de werknemer als uzelf.
11. Verkrijg bedrijfseigendom
Zorg ervoor dat u voor de medewerkers de laatste dag bedrijfseigendommen heeft - dit omvat zaken als uniformen, badges, sleutels, kaarten en telefoons of andere elektronica. Schakel bouwcodes en toegang tot vertrouwelijke gegevens uit, inclusief hun e-mailaccount (s).
12. Organiseer een afscheidscadeau of feest
Het is belangrijk om uw team op de laatste dag te verzamelen en de werknemer een afscheidscadeau te geven om hen te bedanken voor hun inspanningen en tijd met het bedrijf, en om hen geluk te wensen in hun volgende functie. Je kunt ook een taart en wat drankjes regelen als de werknemer nog niet iets buiten werktijd heeft geregeld. 'Als u het vertrek van een werknemer en zijn of haar bijdragen niet erkent, stuurt dit een slecht bericht naar uw team', zegt Lechner.
13. Deel op goede voorwaarden
De persoon die vertrekt, kan uw directe concurrent of zelfs een klant worden. Het is in elk geval belangrijk om op goede voorwaarden afstand te doen. Als u een goede relatie met die medewerker heeft opgebouwd, probeer dan contact te houden; ze kunnen in de toekomst weer met je aan het werk komen als hun nieuwe avonturen niet helemaal werken zoals ze hadden gehoopt.
Het kan echt overweldigend en stressvol zijn wanneer een werknemer zijn ontslag op u werpt, vooral tijdens uw drukste periode. Om je te helpen de storm te doorstaan en alles onder controle te houden door bovenop hun overdracht te blijven, hebben we deze downloadbare checklist opgesteld.
Een vitaal lid van je team verliezen is moeilijk, maar als baas moet je over de vaardigheden en kennis beschikken om ermee om te gaan. Het is het beste om een actieplan te hebben voor wanneer deze tegenslagen zich voordoen, zodat u gemakkelijk verder kunt gaan en een sterk team kunt blijven leiden.
Heb je ooit te maken gehad met een medewerker die onverwacht ontslag nam? Hoe ben je ermee omgegaan? Laat ons je ervaringen weten in het commentaar hieronder ...
