1. Communicatie
Een administratief medewerker moet goed kunnen spreken en schrijven, omdat ze het beeld van een bedrijf in hun communicatie weergeven. Het is hun plicht om brieven, notulen en memo's te schrijven en te verzenden die geen spelfouten en grammaticale fouten bevatten. Communicatie omvat ook luisteren en interrelatie met andere mensen. In de meeste gevallen is een administratief medewerker het eerste aanspreekpunt voor klanten. Ze moeten duidelijk en bondig kunnen spreken, maar ze moeten ook goed kunnen luisteren.
2. Organisatie
De taak van een administratief medewerker is snel. Organisatie is een vaardigheid die een onderdeel van de dagelijkse routine moet zijn. De taak van een assistent is om de last en de stress die gepaard gaat met de ontelbare verantwoordelijkheden van het zijn van een bestuurder te verlichten. Ze houdt de agenda van haar leidinggevende bij, organiseert vergaderingen, conferenties en reizen. Van de vergaderingen bereidt ze notulen, rapporten, brieven en andere beschrijvingen voor. Om ervoor te zorgen dat dit gebeurt, op het juiste moment en met alles op zijn plaats, staat organisatie centraal. Afwezigheid van organisatie kan moeilijke situaties veroorzaken die tot verliezen kunnen leiden.
3. Teamwerk
Een administratief medewerker is lid van een team. Een team werkt alleen met goede teamspelers waarbij prestaties worden gezien als gezamenlijke inspanningen. Relaties met haar leidinggevenden en collega's moeten worden gelegd en een partnerschap van betrouwbaarheid worden gevormd. Dit soort werkrelaties helpt het team hun doelen te bereiken met minimale uitdagingen. Administratieve assistenten, die actieve teamspelers zijn, verbeteren hun vaardigheden en gaan verder met hun werk.
4. Tijdbeheer
Een administratief medewerker heeft zoveel te maken met heel weinig tijd. Een deel van deze taak is om dingen te laten gebeuren, tijdig en volledig. Prioriteiten stellen uit de taken die moeten worden uitgevoerd, is het geheim om te voorkomen dat je overweldigd wordt. Er zijn afleidingen gedurende de dag, gefocust blijven en weten wanneer je van de ene taak naar de volgende moet gaan, is belangrijk. Wees een punctuele werknemer om tijd te besparen en wanorde te verminderen.
5. Discretie
Een administratief medewerker komt veel informatie op kantoor tegen. Van brieven, zakelijke deals besproken tijdens een vergadering tot gesprekken in haar gehoorsafstand; een administratief medewerker moet dit vertrouwelijk houden. Een goede assistent vermijdt roddel op kantoor en is integer.
Een administratief medewerker moet goed kunnen oordelen. Ze zal meestal niet onder toezicht staan en de genomen beslissingen moeten correct zijn. Het is belangrijk om een probleem te herkennen en naar de juiste persoon voor een oplossing te kanaliseren. De noodzaak om logisch en redelijk te zijn om de juiste beslissingen te kunnen nemen over kwesties, is een pluspunt voor een soepele werking.
