De meest professionele manier van handelen is om naar je nieuwe baas te schrijven, de rol formeel te accepteren en misschien alle ondertekende documenten terug te sturen die nodig zijn - maar wat is de beste manier om dit te doen met behoud van de goede indruk die je tot nu toe hebt gemaakt?
Hier is een stapsgewijze handleiding voor het schrijven van een sollicitatiebrief of e-mail.
1. Houd het professioneel
Als u documenten hebt om terug te sturen, moet u een gedrukte brief op een professionele toon vergezellen, maar als u een jobaanbieding accepteert die via de telefoon (of zelf via e-mail) is gedaan, dan is een formele e-mail in orde. Het sleutelwoord hier is echter formeel: uw nieuwe werkgevers zijn nog niet uw vrienden, dus blijf uit de buurt van eventuele LOL's, emoji's en informele spelling. Houd het te allen tijde eenvoudig en professioneel en vermijd de neiging om te wandelen; je aanstaande baas is eigenlijk gewoon op zoek naar bevestiging dat je tenslotte zijn aanbod accepteert.
2. Dank je nieuwe werkgever
In zelfs de kortste brieven moet je bedankt zeggen en duidelijk maken dat je enthousiast bent over de mogelijkheid. Het is ook een formele indicatie van je bereidheid om hun aanbod te accepteren (net als het ondertekenen van het contract), dus je moet heel direct en duidelijk zijn dat dat is wat je doet. Streef naar iets in de trant van: "Ik ben verheugd om formeel uw aanbod van werk in de rol van XX te accepteren".
U kunt een lange opzegtermijn hebben voordat u daadwerkelijk uw nieuwe functie aanneemt, dus het is ook belangrijk om een positieve indruk te behouden. Een meer persoonlijke toets, zoals het bedanken van de interviewer voor het feit dat u zich comfortabel voelt, is een uitstekend idee en versterkt het sentiment dat u probeert over te brengen.
3. Bevestig de details van de vacature bij uw nieuwe werkgever
Uw sollicitatiebrief is uw kans om belangrijke details te bevestigen met betrekking tot uw aanvaarding van het dienstverband, zoals het overeengekomen salaris, uw afdeling, functie, supervisor en - vooral in deze context - uw startdatum. Vat uw begrip van het aanbod samen zodat iedereen duidelijk is over de gemaakte overeenkomst, zodat u niet voor verrassingen komt te staan.
Het is ook de perfecte plek om vragen te stellen die je nog hebt, over de rol of voordelen van je nieuwe baan - vooral als je bent vergeten te vragen wanneer hierom wordt gevraagd in het interview.
Als je van tevoren meer informatie over je nieuwe rol wilt krijgen, zeg dat dan - je nieuwe baas kan je misschien relevante informatie sturen waar je tijdens je opzegtermijn naar kunt kijken. Je hebt jezelf niet alleen een voorsprong gegeven als je eerste dag komt, maar je baas zal ook al onder de indruk zijn van je enthousiasme en proactieve houding. Afhankelijk van de flexibiliteit die je hebt in je oude baan, zijn er misschien zelfs trainingssessies of vergaderingen waaraan je kunt deelnemen voordat je begint.
4. Specificeer eventuele speciale overwegingen
Als je een vooraf geboekte vakantie of vakantie hebt die je maanden geleden hebt geregeld, zullen de meeste werkgevers proberen je plannen te honoreren. Veel managers controleren dit soort dingen tijdens het interview, vooral als ze iemand nodig hebben om de rol dringend te vervullen, maar als ze dat niet hebben gedaan, is het belangrijk om het probleem snel aan de orde te stellen.
Niemand houdt ervan om vrije tijd aan te vragen voordat ze de functie zelfs hebben geaccepteerd - laat staan dat ze wat goodwill in de baan hebben opgebouwd - maar als je plannen onvermijdelijk zijn of niet kunnen worden gewijzigd (bijvoorbeeld een dure vakantie met vluchten, of een belangrijke gebeurtenis zoals als je bruiloft), dan heb je niet echt een keuze. Zolang je respectvol en beleefd bent in hoe je het ter sprake brengt (begin er bijvoorbeeld niet mee en dwing af dat de rol nog steeds jouw prioriteit is), dan zou er geen probleem moeten zijn. Trouwens, als je baas niet bereid is je vrije tijd te geven voor je eigen bruiloft, is dat dan een organisatie waar je vooral deel van wilt uitmaken?
5. Zorg ervoor dat u kunt bewerken en proeflezen
Nadat u uw sollicitatiebrief hebt geschreven, controleert u de details voordat u op verzenden (of afdrukken) drukt. Het laatste wat je wilt is een professionele communicatie die bezaaid is met slechte grammatica of spelfouten. Als u andere documenten wilt retourneren, controleer dan of alle informatie daarin correct en actueel is (u wilt niet dat uw nieuwe HR-afdeling uw zaak behandelt voordat u zelfs maar hebt ingeslagen) en vergeet natuurlijk ook niet om ze te bevestigen.
6. Vermijd basisfouten
Zoals eerder vermeld, is het belangrijk in deze brief om te voorkomen dat je basisfouten maakt en die geweldige eerste indruk die je tijdens het wervingsproces hebt gemaakt, aantast. Ter herhaling zijn de belangrijkste fouten waar u op moet letten:
- Een onprofessionele toon
- Verkeerde identificatie van de aanwervingsmanager of werkgever
- De manager of werkgever op onjuiste wijze aanspreken (mijnheer, mevrouw, mevrouw, Dr.)
- Niet alle details van het aanbod herhalen (salaris, leidinggevende, functie en datum waarop u aan uw nieuwe baan begint)
Voorbeelden van opdrachtaanvaarding
Als je nog steeds niet zeker weet waar je moet beginnen, of als je iets nodig hebt om je eigen inspanningen mee te vergelijken, hebben we enkele voorbeeldsjablonen voor je opgenomen. Het is een goed idee om een concept te schrijven en een vriend of familielid te vragen het te beoordelen voordat u het verzendt, vooral als dit uw eerste baan is.
Brieven sjabloon
Email sjabloon
Ten slotte hoeft u het alleen maar te verzenden; als je het mailt, zorg er dan voor dat het adres correct is (vooral de afdeling) en dat het een mooie envelop is. Indien mogelijk kunt u het zelfs persoonlijk inleveren, hetzij bij de betreffende manager of bij de receptie van uw nieuwe kantoor.
Dan hoef je alleen nog maar te vieren, voor je volgende grote schrijftaak - je ontslagbrief schrijven!
Heb je ooit een sollicitatiebrief moeten schrijven? "> Dit artikel is een bijgewerkte versie van een eerder artikel dat oorspronkelijk op 22 november 2016 werd gepubliceerd.
