Wat je je misschien niet hebt gerealiseerd, is hoeveel uitstelgedrag ons dagelijks leven beïnvloedt, met een onderzoek uit 2015 waaruit blijkt dat Britten vier uur per dag besteden aan het uitstellen van taken die moeten worden uitgevoerd.
Die neiging om tot morgen uit te stellen wat we vandaag zouden kunnen doen, volgt ons van thuis naar ons werk, waardoor onze productiviteit en ons potentieel voor vooruitgang worden beperkt. Een gebrek aan motivatie en dreigende deadlines veroorzaken ook stress op het werk, en we kunnen uiteindelijk haten wat we ooit dachten dat onze droombaan was.
Dus, hoe overwinnen we deze belangrijke kwestie die zoveel tijd verspilt en ons verhindert te slagen? Het vergt wat mentale trucs, voorbereiding en zelfs een beetje omkoping, maar hier zijn 10 manieren om te stoppen met uitstellen op het werk.
1. Plan uw werkweek van tevoren
Het in kaart brengen van taken voor de komende week is een uitstekende manier voor iedereen om efficiënter te werken, maar het is vooral handig als u vaak overweldigd bent door de hoeveelheid werk en niet zeker weet hoe u moet beginnen. Niet weten welke taak het eerst moet worden aangepakt, leidt tot besluiteloosheid en uitstel en ondertussen vult je inbox nog meer.
Neem de tijd op maandagochtend of zelfs zondagavond thuis om aankomende projecten en de reguliere taken die u elke week bijwoont te evalueren. Schat hoe lang elke taak zal duren om te voltooien, welke meer tijdgevoelig zijn en welk rapport input van een baas vereist die niet tot woensdag aanwezig is. Probeer de taken gelijkmatig over de week te verdelen. Organiseer met een agenda-app of noteer uw geprojecteerde schema in uw dagelijkse planner.
Als je nu elke ochtend aan je bureau zit, heb je al een overzichtelijke takenlijst. Dit vermindert stress en helpt u meteen aan de slag.
2. Afgevaardigde
Soms realiseer je je tijdens het plannen dat er echt teveel werk is voor één persoon om te doen. Uitstelers zijn vaak perfectionisten, en dat betekent soms te veel verantwoordelijkheden op zich nemen omdat je denkt dat niemand anders het werk goed kan doen. De steeds toenemende werklast veroorzaakt die overweldigde gevoelens, wat leidt tot meer uitstel en extra uren moet steken om alles voor elkaar te krijgen.
Een stressvolle week van overwerk maakt je balans tussen je werk en privéleven in de war en het kan een vicieuze cirkel van uitstel en je overwerkt voelen. Leer om sommige taken naar stagiaires, deeltijders en zelfs een collega te laten gaan die niet op het verkeerde been is gezet. Accepteer dat je niet alles kunt besturen, en troost jezelf met het idee dat een kleinere werklast betekent dat je meer tijd en zorg kunt besteden aan elke taak.
3. Elimineer afleidingen
Procrastinators houden van afleiding. Een 'snelle check' van sociale media, verzamelen rond de koffiemachine om te roddelen over Bob in HR die ontslagen wordt, pagina's met werk of persoonlijke e-mails doornemen - alles om het invoeren van budgetnummers voor de maand uit te stellen.
Iedereen heeft een beetje adem nodig tijdens de sleur van de werkdag, maar het is een probleem wanneer die blik op Twitter je een 25 minuten durende konijnenhol leidt naar het lezen van alle 825 boze reacties op een gepromote tweet.
Omdat u niet kunt vertrouwen op zelfbeheersing, is de beste manier om uitstelgedrag te overwinnen door zoveel mogelijk afleidingen in uw werkruimte weg te werken. Zet uw mobiele telefoon op stil, stuur uw werkgesprekken naar voicemail en schakel sociale mediasites op uw computer uit.
Als u zich op een enkele tijdgevoelige taak moet concentreren, sluit u de rest van die 125 niet-gerelateerde tabbladen op het scherm. Gebruik een hoofdtelefoon met ruisonderdrukking als je op je werk mag of sluit de deur van je kantoor als je geluk hebt om er een te hebben.
Werken in een druk kantoor kan betekenen dat u niet alle mogelijke afleidingen kunt uitsluiten, maar hoe meer u deze potentiële tijdverspilling vermindert, hoe beter u uitstel kunt voorkomen en uw werk kunt doen.
4. Geef jezelf kortere deadlines
De meeste gewone uitstellers zullen een favoriet verhaal hebben over het scheren tegen een deadline, zoals het schuiven van een verlicht kinderpapier geschreven in echt potlood onder de deur van de professor om middernacht op de vervaldatum en nog steeds een goed cijfer halen.
Degenen die uitstelgedrag hebben, hebben moeite met motivatie en als ze drie maanden de tijd krijgen om een opdracht te doen, kunnen ze meer moeite hebben dan hen te vragen om morgen iets in te leveren - vooral als ze wat van hun beste werk hebben gedaan bij een kritieke deadline.
Als dit klinkt als jij, moet je je eigen deadlines instellen. Als u aan het einde van de maand alle hotelkamers voor een beurs moet hebben geboekt, moet u in plaats daarvan een deadline voor de helft van de maand opgeven. Markeer het in uw agenda en stel herinneringen in. Hiermee wordt voorkomen dat de handelsmerk zelf-sabotage van de uitsteller 'ik heb genoeg tijd' mentaliteit. Geef jezelf specifieke doelen en kortere deadlines en je blijft gefocust en productiever op het werk.
5. Prioriteren
Leren om prioriteiten te stellen is een vaardigheid op het gebied van tijdbeheer die elke medewerker moet beheersen, en het gaat niet alleen om het regelen van taken op deadline. Veel werknemers stellen uitstel vanwege een onaangename taak die ze niet willen aanpakken, of het nu gaat om een oorlogvoerende klant, het schrijven van een ingewikkeld rapport of zelfs iets waarvan u denkt dat het onnodig druk werk is.
Het vermijden van deze taken kan een uitstel van cascade veroorzaken, waardoor u zelfs de eenvoudigere delen van uw werk niet kunt doen, omdat u bezig bent met het werk dat u niet doet. Maak deze zware projecten waar mogelijk een prioriteit op de lijst van elke dag. Door ze uit de weg te ruimen, ontlast u eerst van een enorme last en wordt het gemakkelijker om de rest van de dag door te zeilen.
6. Verdeel een project in kleinere taken
De beste manier om uitstelgedrag te voorkomen, is om de eenvoudigste manier te vinden om een project te starten. Door uw dag van tevoren te plannen en uw werklast te prioriteren, kunt u uw weken en dagen opsplitsen in beter beheersbare secties. Maar als u nog steeds uitstelt over het aanpakken van uw takenlijst, moet u deze taken nog verder uitsplitsen.
Stel dat je baas wil dat je bedrijfst-shirts voor je afdeling bestelt voor het volgende evenement. Denk na over de stappen die u zult nemen om dit voor elkaar te krijgen.
- Controleer uw budget om te zien hoeveel u aan shirts kunt uitgeven.
- Praat met uw gebruikelijke leveranciers en ontdek T-shirtopties, kosten en leverdatum.
- Vraag het personeel naar de gewenste maatvoering en vormgeving.
- Neem de definitieve beslissing en bestel de shirts.
Verdeel een enkele taak in stappen en het wordt beter beheersbaar. Stap Een moet niet te lang duren, en als je het eenmaal hebt voltooid, ben je al voor 25% klaar met dit project.
Ondernemer en auteur James Clear stelt voor de 'twee minuten-regel' toe te passen op taken die u uitermate moeilijk start. Als u bijvoorbeeld een rapport van 25 pagina's moet bekijken, stel uzelf dan het kleine doel van het lezen van één pagina. Je geest accepteert het lezen van twee minuten als een gemakkelijke taak en start niet in de uitstelmodus. Maar als je die eerste pagina eenmaal hebt gelezen, zul je waarschijnlijk meer lezen. Het is gewoon een trucje om je aan de slag te helpen.
7. Schakel Help in
Als u wilt stoppen met uitstellen op het werk, moet u mogelijk om hulp vragen aan anderen. Ga zitten met een of meer van uw collega's en vraag hen om met u mee te brainstormen voor een bijzonder moeilijke taak. Het verkrijgen van hun input kan je de motivatie geven om het project te starten, en je collega's kunnen oplossingen hebben die helpen bij het overwinnen van onoverkomelijke problemen.
Hulp vragen bij een taak is een geweldige manier om uitstelgedrag te overwinnen voordat het begint, maar het is ook nuttig om andere mensen bij het proces te betrekken om verantwoording af te leggen. Zodra je hun advies hebt opgevolgd, zullen ze bij je inchecken om te zien hoe het gaat. Je zult meer geïnspireerd zijn om vooruitgang te tonen als anderen op je rekenen.
U kunt ook gebruikmaken van externe bronnen als u het beter doet met verantwoording, vooral als u freelance of telewerken en vaak alleen werkt. Een vriend of familielid kan regelmatig contact met u opnemen en biedt zowel ondersteuning als een zachte duw om op koers te blijven en uitstelgedrag te voorkomen.
8. Verander uw omgeving
Werken vanuit huis biedt een andere reeks afleidingen die gemakkelijk tot uitstel kunnen leiden. Er is het gemak van netjes kijken naar Netflix, de schuldgevoelige stapel wasgoed en een comfortabel bed in de buurt om een dutje te doen.
Soms is de enige manier om uitstellen te voorkomen, door je werk naar de plaatselijke bibliotheek of zelfs een coffeeshop te brengen. Een verandering van scène kan je helpen om te focussen en kan soms ook nieuwe ideeën oproepen.
Het kan moeilijker zijn om uw omgeving te veranderen bij een traditionele bureaubaan, maar zelfs een kortetermijnverschuiving in locatie kan uw creativiteit stimuleren. Duik een lege vergaderruimte in om een paar uur te werken. Maak een wandeling rond het gebouw voor wat beweging en frisse lucht.
Door de monotonie van je omgeving op welke manier dan ook te doorbreken, kun je je minder verveeld voelen en vatbaar zijn voor afleiding en uitstelgedrag.
9. Stel een beloningssysteem in
Net als het kind dat een koekje krijgt voor het gedrag van de kruidenier, kunt u uw eigen gedrag belonen als een stimulans om uw werk te voltooien. Zelfs iets kleins, zoals een pauze nemen om een snack uit de automaat te pakken, kan u helpen motiveren om een taak te voltooien in plaats van erop uit te stellen.
Houd de beloningen evenredig. Het lezen van die eerste pagina van een rapport zou geen twee uur durende lunch in een steakhouse rechtvaardigen.
De beloning hoeft niet iets tastbaars te zijn. Stel je de verlichting van angst en twijfel aan jezelf voor als je klaar bent met een moeilijk werkproject. Vaak kan alleen visualiseren hoe geweldig je je voelt nadat je een zware taak hebt voltooid, uitstel helpen voorkomen.
10. Wees niet zo moeilijk voor jezelf
Een combinatie van perfectionisme en faalangst kan sommige mensen met eindeloze uitstel verlammen. Als je dat boek nooit afmaakt of dat voorstel aan de partners doet, zul je niet falen. Helaas betekent niet proberen ook dat je niet zult slagen, en het uitstellen van vereist werk kan je ontslagen krijgen.
Dit kan een moeilijke les zijn, vooral voor creatieven en werknemers die op commissiebasis werken, maar probeer niet je hele zelfwaarde te baseren op je succes op het werk. Er is meer aan de hand dan je werk, en het is belangrijk om te onthouden dat een fout in een rapport of presentatie die door je baas wordt bekritiseerd niet het einde van de wereld is.
Je kunt ernaar streven om het goed te doen zonder onrealistische druk op jezelf uit te oefenen. Door die druk te verlichten, kunt u gemakkelijker in uw werk duiken en uitstelgedrag vermijden dat uw zelfwaarde nog meer schaadt.
Ieder van ons heeft zich beziggehouden met het uitstellen van belangrijke taken, en of het nu een incidenteel probleem of een voortdurend probleem is, hopelijk helpen deze 10 tips om uitstelgedrag op het werk te voorkomen u bij het weer op de rails krijgen.
Welke technieken hebben je geholpen om te stoppen met uitstellen? Neem deel aan de onderstaande discussie en laat het ons weten!
