Behalve dat dit allemaal niet het geval hoeft te zijn. Met de juiste voorbereiding en begeleiding is het maken van minuten eigenlijk een relatief eenvoudig proces, en we hebben een snelle en handige gids gemaakt met de fijnere punten om het te bewijzen.
Dus, de volgende keer dat je baas je op schrifttaken zet, haal diep adem en raak niet in paniek; dit is hoe u efficiënt en effectief vergadernotulen kunt maken.
1. Ga niet blind
Zoals met alle dingen, is minutieus schrijven een stuk eenvoudiger als je je van tevoren goed hebt voorbereid. Als u van tevoren weet wie de vergadering zal bijwonen, wat de agenda zal zijn en het vereiste detailniveau, kunt u uw werk eenvoudiger maken.
Zodra je de taak hebt gekregen, moet je vijf minuten met je baas doorbrengen om al deze informatie te verkrijgen voordat je het documenteert. Veruit de snelste en meest effectieve manier om dit te doen, is door een sjabloon voor vergaderminuten te gebruiken, een handige tool die ervoor zorgt dat u geen tijd verspilt met het opnieuw opstellen van een indeling. Op deze manier is alles netjes georganiseerd en klaar om aan de slag te gaan.
Als uw bedrijf vooral technisch onderlegd is, kunt u het sjabloondocument zelfs naar de cloud uploaden, zodat deelnemers hun eigen naam aan de lijst kunnen toevoegen en hun eigen agenda-onderwerpen kunnen voorstellen. Uw organisatie speelt echter graag dingen, een sjabloon is een flexibele en eenvoudige manier voor iedereen om te werken.
2. Weet wat moet worden gedocumenteerd
In veel gevallen - vooral in zakelijke bijeenkomsten op hoog niveau waar stemmen of moties op de agenda staan - vormen de notulen die u neemt een officieel, wettelijk toelaatbaar document. Als een raad van bestuur bijvoorbeeld een beslissing neemt, is het - met het oog op transparantie - belangrijk dat degenen die niet aanwezig zijn (maar met een gevestigd belang in de onderneming) weten waarom een dergelijke beslissing is genomen.
Omgekeerd, als het een eenvoudige teambijeenkomst is die over het algemeen informeel van aard is, hoeft u misschien niet zo streng te zijn met details. Hoe dan ook, een typisch ontwerp omvat:
- de datum en tijd van de vergadering
- een volledige lijst van deelnemers (evenals uitgenodigde deelnemers die het niet konden halen, meestal aangeduid met de term 'spijt')
- eventuele wijzigingen of correcties in de notulen van de vorige vergadering (indien van toepassing)
- een lijst van de vooraf bepaalde agenda-onderwerpen (indien gegeven) en de uitvoerbare stappen die moeten worden genomen met betrekking tot deze onderwerpen, inclusief wie er verantwoordelijk voor zal zijn
- stemresultaten (inclusief stellingen) of ingediende of afgewezen moties (nogmaals, indien van toepassing)
- nieuwe zaken of kwesties die tijdens de vergadering naar voren zijn gebracht die niet op de overeengekomen agenda stonden
- details van de volgende vergadering (zoals datum en locatie).
Zoals vermeld in het vorige bericht, kunnen verschillende van deze opsommingstekens worden voltooid vóór het begin van de vergadering, dus probeer zoveel mogelijk van tevoren het werk te doen.
3. Neem notulen van vergaderingen
Eigenlijk maken de minuten zelf meestal de meeste mensen bang; je moet snel, efficiënt en met minimale verstoring van de vergadering zelf werken, wat een administratieve vaardigheid is die enige tijd kan vereisen om te beheersen.
Het is echter belangrijk om te onthouden dat de notities die u maakt tijdens de vergadering slechts een concept zijn; je krijgt de kans om ze op te ruimen en ze er later professioneel uit te laten zien. Daarom, als je een bepaalde vorm van cryptische stenografie moet gebruiken om alles te weten te komen - of als je je meer op je gemak voelt om aantekeningen te maken op een laptop of tablet - dan is het zo (zorg ervoor dat je het achteraf kunt vertalen!)
Hieronder volgen enkele andere belangrijke punten om te onthouden.
- Probeer het gesprek niet woord voor woord uit te schrijven; dit is niet alleen praktisch onmogelijk, maar ook onnodig (hoewel notulen een juridisch document zijn, zijn vergaderingen zelf geen gerechtelijke procedure). Probeer in plaats daarvan eenvoudigweg de beslissingen en actiepunten samen te vatten.
- Hoewel je niet elke vijf minuten wilt onderbreken, weet je dat het prima is om op bepaalde punten om opheldering te vragen (meer nog als het een informele bijeenkomst is).
- Als je het echt moeilijk hebt, neem dan een voicerecorder of een mobiele telefoon mee om de vergadering op te nemen (niet zozeer om een letterlijk transcript te maken, maar later ter verduidelijking). Als u dit echter gaat doen, moet u iedereen in de kamer aan het begin laten weten dat de procedure wordt vastgelegd.
4. Schrijf alles op
Zoals hierboven vermeld, zijn de notities die u tijdens de vergadering maakt alleen voor u; je moet ze dan een poetsmiddel geven zodat ze klaar zijn voor distributie.
Het is een goed idee om dit direct na de vergadering te doen wanneer alles nog vers in je hoofd zit. Vergeet niet dat, hoewel het algemene idee is om in een professionele, bedrijfsstijl te schrijven, het belangrijkste is dat uw formulering duidelijk is en geen ruimte laat voor twijfel over wat er is besloten en wat de daaruit voortvloeiende handelwijze is.
Bekijk deze handige tips.
- Veronderstel waar mogelijk niet alleen dat 'het bestuur heeft besloten dat actie X moet worden ondernomen'. Probeer ook een korte paragraaf op te nemen waarin kort wordt uitgelegd waarom het bestuur heeft besloten deze actie te ondernemen. Als een lang debat voorafging aan een bepaalde actie of beweging, probeer dan de belangrijkste argumenten op te nemen die door beide partijen werden gegeven.
- Zorg ervoor dat u alleen de feiten vastlegt - niet uw mening of subjectieve mening hierover. Schrijf duidelijk en duidelijk zonder verwijzing naar uw eigen persoonlijke waarnemingen.
- Verwijs niet naar mensen bij naam, behalve wanneer het gaat om het resultaat van bewegingen of seconden.
- Zorg ervoor dat je de hele tijd in dezelfde tijd blijft (het is gebruikelijk dat minuten in de verleden tijd worden gepresenteerd, maar het is ook acceptabel dat ze in de tegenwoordige tijd worden geschreven). Probeer jezelf hier niet te verwarren; houd het simpel.
- Zorg ervoor dat eventuele externe documenten waarnaar wordt verwezen, waar mogelijk, als een addendum zijn bijgevoegd (en als zodanig worden aangeduid, zoals 'de contractovereenkomst (zie Bijlage B)').
- Hoewel het vanzelfsprekend is, moet u ervoor zorgen dat u het eindproduct naleeft en controleert voordat u het aan iedereen op de afdeling distribueert.
5. Zorg dat iedereen een kopie krijgt
Als aangewezen notulist houden je taken daar niet op; u moet er ook voor zorgen dat de notulen gemakkelijk en gemakkelijk toegankelijk zijn voor degenen die ze nodig hebben, meestal via het interne intranetsysteem of de e-mailketen van uw bedrijf. U wilt ook niet dat er later iets wordt gewijzigd, dus zorg ervoor dat u bewerkingsbeperkingen oplegt of, beter nog, als PDF uploadt.
Zoals reeds vermeld, vereisen notulen van de vorige vergadering soms wijzigingen aan het begin van de volgende vergadering. Zodra deze zijn gemaakt, moeten de notulen op de juiste wijze worden bewaard voor toekomstige referentie (meestal digitaal, maar sommige bedrijven willen misschien ook georganiseerde papieren exemplaren bewaren). Hoewel het misschien niet jouw verantwoordelijkheid is om deze bestanden te onderhouden en bij te werken (de office manager zal dit waarschijnlijk afhandelen), moet je weten hoe je de jouwe snel en op de juiste manier kunt indienen.
En dat is zo ongeveer alles. Zoals u kunt zien, is notuleren veel minder een uitdaging dan veel mensen ontmoedigen; het vereist gewoon enige zorgvuldigheid en voorafgaande planning namens u.
Je zult waarschijnlijk je eigen systeem ontwikkelen om dingen snel te regelen, maar in de tussentijd is het zeker niet iets waar je je zorgen over moet maken; volg gewoon deze tips, en de rest komt gemakkelijk.
Heb je nog andere tips voor het nemen van minuten? Laat het ons weten in de comments hieronder!
