Dit betekent natuurlijk dat het nodig is om veel aandacht aan je te besteden, waarbij elk lid van je team verwacht dat je zijn eigen zorgen en mogelijkheden begrijpt - en dat terwijl je tegelijkertijd met een hele reeks externe factoren, zoals kosten en tijdsdruk, jongleert. Daarom is het belangrijk om voorbereid te zijn.
Voor diegenen die zich richten op een projectmanagementfunctie, hebben we een lijst samengesteld met de essentiële kenmerken die u nodig hebt om u door elke fase van het proces te leiden. Lees verder om te zien of je hebt wat nodig is ...
1. leiderschap
Hoewel het voor de hand liggend lijkt, moet een effectieve projectmanager een sterke leider zijn; dit betekent ook in staat zijn om onderscheid te maken tussen de twee.
Het opstellen van schema's, het begrijpen van contractnuances en het delegeren van taken zijn allemaal taken voor het beheren van leerboeken die kunnen worden aangeleerd en ontwikkeld, maar het motiveren van teamleden om tegen deadlines door te gaan wanneer het goed na 5 uur is, vereist iets anders: leiderschap.
Projectmanagement gaat niet alleen over de toewijzing en organisatie van kwantificeerbare middelen; het gaat ook over het opbouwen van relaties met mensen en begrijpen hoe je het beste uit hen kunt halen. Natuurlijk ben je verantwoordelijk voor het doorlopen van een project, maar de enige manier om dat te bereiken is door je team te leiden.
2. Communicatie
Efficiënt kunnen communiceren is een cruciale zachte vaardigheid voor elke medewerker, maar niet meer dan een projectmanager. Uw hele operatie zal leven of sterven op uw vermogen om instructies duidelijk aan uw team over te brengen, evenals uw vermogen om te luisteren naar de problemen die ze kunnen hebben.
U moet ook communiceren met alle anderen die bij het project zijn betrokken, zoals leveranciers, aannemers, belanghebbenden en, natuurlijk, klanten. Mogelijk moet u uw stijl of aanpak zo nodig aanpassen, dus richt u op het weten hoe u die relaties kunt cultiveren.
Zorg ervoor dat u ook de verschillende communicatiemiddelen gebruikt die voor u beschikbaar zijn; er zijn tal van softwaresystemen voor projectbeheer ontworpen om uw leven gemakkelijker te maken. Van begin tot einde is een project een voortdurende cyclus van instructie, delegatie en feedback, dus of het via cloud-gebaseerde samenwerking of één-op-één vergaderingen is, zorg ervoor dat het effectief is.
3. Onderhandeling
Onderhandelen gaat niet alleen over onderhandelen met leveranciers om een betere prijs te krijgen of met klanten / senior management om een verlenging voor een bepaalde deadline te krijgen; onderhandelen gaat ook over het beheren van conflicten wanneer en wanneer deze zich voordoen, vaak tussen twee partijen die beide even belangrijk zijn voor het succes van het project.
Iedereen tegelijkertijd gelukkig houden vereist veel tact en diplomatie, vooral als het politiek begint te worden. In staat zijn om een compromis te bewerkstelligen en een middenweg tot stand te brengen, is op zichzelf een waardevolle vaardigheid en komt terug op dat vermogen om relaties met mensen op te bouwen en te onderhouden.
Weten hoe een evenwicht te vinden tussen de vooruitgang van het project en de behoeften van alle betrokkenen is een zeker kenmerk van een goede projectmanager; weten hoe het te doen, zodat iedereen het gevoel heeft dat ze gewonnen hebben, is het teken van een geweldige.
4. Risicobeheer
Risicobeheer is een andere delicate evenwichtsoefening die onder uw bevoegdheid zal vallen, vooral wanneer er onvermijdelijk iets misgaat en het senior management u in het vizier brengt. Voorbereiding op deze eventualiteiten is een belangrijk onderdeel van projectmanagement, evenals het identificeren van praktische oplossingen in het ergste geval.
In werkelijkheid is het geheim van effectief risicobeheer echter in wezen ervaring. Tenzij het je eerste rodeo is, is de kans groot dat je het allemaal eerder hebt gezien en kunt zien waar mogelijke problemen kunnen optreden; helaas is er geen andere manier om dit te verminderen dan alleen leren tijdens het werk.
Dat illustreert het belangrijkste punt: risicobeheer gaat over flexibel zijn en zich snel aanpassen aan veranderingen in omstandigheden. Je kunt talloze waarschuwingen en plannen invoeren, maar je zult altijd verdacht zijn van onvoorziene factoren, ongeacht of het je eerste project is of je twintigste. Gebruik uw bestaande kennis, maar wees altijd klaar om aan te passen.
5. Organisatie
Wanneer u verantwoordelijk bent voor een breed scala aan monetaire, technische en op mensen gebaseerde bronnen, is het enorm belangrijk om ze dienovereenkomstig te kunnen rangschikken - en ze allemaal bij te houden. Daarom zijn organisatorische vaardigheden cruciaal.
Als toezichthouder hoeft u niet op de hoogte te zijn van elk detail - niemand wil tenslotte micromanaged worden - maar u moet wel weten dat elke bron te allen tijde effectief wordt gebruikt om de output te maximaliseren. Werknemers zullen altijd reageren wanneer ze gedefinieerde rollen krijgen met een duidelijk einddoel.
Organisatie geldt ook voor jezelf. Als u uw eigen schema niet effectief kunt beheren, is er geen hoop voor de rest van het team. Weet waar je moet zijn en wanneer, en begrijp ook waar je waarschijnlijk nodig zult zijn.
6. Zakelijk inzicht
Projectmanagement omvat het nemen van verantwoordelijkheid voor veel dingen; voor de meerderheid van de belanghebbenden zal ongetwijfeld de belangrijkste daarvan de begroting zijn.
Tenzij je het geluk hebt om carte blanche te krijgen van de organisatie waar je voor werkt, moet je hier moeilijke beslissingen nemen. In tegenstelling tot mensen is geld niet flexibel - weten waar u prioriteiten moet stellen en uw financiering moet toewijzen vereist een sterk gevoel van zakelijke knowhow, omdat u waarschijnlijk elke cent nodig zult hebben.
De sleutel is om op de hoogte te blijven van de financiën van het project en elke beslissing af te wegen tegen de fiscale implicaties. Misschien vind je het niet leuk om je innerlijke Scrooge aan te boren wanneer je team om een extra hulpmiddel vraagt, maar als je dat niet doet, zullen de projectkosten - en het vertrouwen van de sponsor in je vermogen - verdampen.
7. Expertise in onderwerpzaken
Hoewel de meerderheid van de vaardigheden op deze lijst overdraagbaar zijn, is het ook een onbetwistbare waarheid dat projectmanagement erg moeilijk is, tenzij je kennis en bewustzijn hebt van het bedrijfsleven waarin je actief bent, vooral het meer technische werk dat je team doet .
Dit betekent natuurlijk niet dat je elke nuance moet kennen. Maar door de platforms en de systemen die ze gebruiken te begrijpen, krijg je een veel beter idee van wat wel en niet kan worden bereikt, en kun je niet alleen effectiever communiceren, niet alleen met het team, maar ook met klanten en belanghebbenden.
Het belangrijkste is om te leren . Als je probeert door een project te struikelen zonder een echt idee te hebben van de mogelijkheden van je eigen team, dan is het onwaarschijnlijk dat je succesvol zult zijn. Als u tijdens de initiatie- en planningsfase gebieden tegenkomt die u niet vertrouwd zijn, neem dan de tijd om zoveel mogelijk te onderzoeken en te begrijpen. Hoe meer u weet, hoe meer uw team en uw klanten u zullen waarderen.
8. Geduld
Als projectmanager is geduld inderdaad een deugd. U zult de genade van Murphy's wet zijn, waarbij als er iets mis kan gaan, dat zeker zal gebeuren. In staat zijn om diep adem te halen en een stap terug te doen om de situatie opnieuw te beoordelen (terwijl je weerstand biedt aan de drang om je laptop uit het raam te gooien en naar Fiji te emigreren) zal je ongetwijfeld goed van dienst zijn.
Op een soortgelijk thema zal ook een goed gevoel voor humor helpen. Wanneer uw team werkt met deadlines, is er altijd kans op wrijving; humor zal de spanningen verlichten en aantonen dat je niet overdonderd bent door het proces. Als leider is het aan jou om de toon en cultuur van de werkplek te bepalen - alleen omdat jullie allemaal hard werken, betekent dit niet dat de omgeving verstikkend moet zijn.
Natuurlijk zijn dit slechts de beste voorbeelden van de brede en gevarieerde vaardigheden die een succesvolle projectmanager ongetwijfeld nodig heeft. Maar ze vormen ook een zeer sterke basis. Als je al deze vakjes aanvinkt, zou je serieus moeten overwegen jezelf voor te bereiden op de volgende taak die door de deur van je afdeling komt.
Welke andere vaardigheden maken een succesvolle projectmanager? Laat het ons weten in de reacties hieronder ...
