Maar het hoeft niet - en zou ook niet zo moeten zijn. Als ze goed worden uitgevoerd, kunnen vergaderingen inderdaad een zeer effectief hulpmiddel zijn. De sleutel is om ze niet alleen draaglijk te maken, maar ook daadwerkelijk productief te maken - en ervoor te zorgen dat de tijd die iedereen aan zijn bureau doorbrengt niet wordt verspild.
Dus hoe kan dit worden gedaan? Nou ja, met wat voorafgaande planning en een vleugje gezond verstand, eigenlijk. Hier zijn enkele ideeën voor teamvergaderingen om het beste uit uw team te halen.
1. Zorg ervoor dat een vergadering daadwerkelijk nodig is
In de meeste gevallen is transparantie in een organisatie een goede zaak. Het personeel informeren over het grotere geheel moet natuurlijk worden aangemoedigd. Maar vereisen bedrijfsupdates echt dat iedereen tools voor een uur downs gebruikt of kunnen ze in plaats daarvan via e-mail worden verspreid? Of, als u samenwerkingshulpmiddelen gebruikt waarbij iedereen de individuele voortgang van een bepaald project kan zien, moet u dan echt een vergadering organiseren om mensen om statusupdates te vragen?
Dit klinkt misschien als gezond verstand, maar teams verspillen nog steeds waardevolle tijd over onderwerpen die niet hoeven te worden besproken. Dit creëert een negatieve houding ten opzichte van bijeenkomsten en kan door werknemers worden gezien als een karwei in plaats van als een essentiële activiteit op de werkplek. Probeer in plaats daarvan alleen vergaderingen te beleggen wanneer u iets naar voren wilt duwen of waar iets belangrijks moet worden gezegd in plaats van over dezelfde vermoeide grond te gaan. Onthoud: vergaderingen houden is geen slechte zaak, maar er zijn er teveel.
2. Begin uw vergaderingen met een knal
Terwijl jullie allemaal de kamer ingaan en plaatsnemen, is de kans groot dat niemand mentaal voorbereid is op de vergadering. De meeste mensen zullen waarschijnlijk nog steeds denken aan de taak waaraan ze zojuist zijn onttrokken, terwijl de rest gewoon hoopt dat de komende uren niet al te pijnlijk zijn.
Daarom is het belangrijk om snel de aandacht van mensen te trekken en hun geest te concentreren. U zult dit waarschijnlijk niet bereiken door meteen in te gaan op een gedetailleerde microanalyse van de nieuwste kwartaalprojecties van Marketing, dus probeer in plaats daarvan een korte quiz of een hersenkraker. Het zal mensen ontspannen en hun geest wegleiden van hun werk, en hen betrekken bij het algehele proces. Of speel een grappige video of vertel een interessant verhaal - alles om je team op te frissen en te stimuleren.
3. Heb een richting
'Heb een agenda' is waarschijnlijk de meest gebruikte instructie in het teamvergaderingsregelsboek - door sommigen geheiligd en bespot door anderen - maar het houdt wel rekening. Het is tenslotte heel moeilijk om de doelen van uw ontmoeting te bereiken als u niet weet wat die doelen zijn.
De sleutel is om duidelijk te weten wat je wilt gebeuren en op die koers te blijven; een mantra die misschien verstandig klinkt maar de neiging van vrijwel elke vergadering overziet om hopeloos off-piste te drijven. Om dit tegen te gaan - of op zijn minst te bevatten - is het een goed idee om iemand (uzelf of een collega) te benoemen die als wachtwachter optreedt en de dingen in de goede richting houdt.
Dit betekent niet dat je goede punten moet afsluiten of negeren, alleen omdat ze geen verband houden. Als iemand een probleem ter sprake brengt dat de moeite waard is om verder te bespreken, maar niet aansluit bij de doelen die u hebt gesteld, noteer dit dan in de notulen voor de volgende vergadering.
4. Neem pauzes
Voor kortere bijeenkomsten is dit mogelijk niet van toepassing, maar voor alles dat zich uitstrekt tot een uur plus, is het van vitaal belang ervoor te zorgen dat iedereen in de kamer ten minste één korte pauze kan hebben. Het kan moeilijk zijn om je te concentreren als je op weg bent naar het toilet of wanhopig op zoek bent naar een sigaret, en het heeft geen zin om te proberen ideeën uit te wisselen met mensen wanneer ze fysiek niet op hun gemak zijn.
Het is ook moeilijk om grote hoeveelheden informatie op je te nemen en zinvolle bijdragen te leveren als je er 40 minuten achter elkaar aan hebt gewerkt; zelfs een paar minuten voor een snelle beenrek kan mensen nieuw leven inblazen en hun hersenen de kans geven om anders naar dingen te kijken.
5. Betrek AL uw team
Een van de redenen waarom vergaderingen soms plat kunnen vallen, is dat het altijd dezelfde stemmen zijn die wekelijks domineren. Afgezien van het feit dat hierdoor anderen worden uitgeschakeld, betekent dit ook dat het volledige potentieel van het team niet wordt benut. Een van uw stillere, meer introverte teamleden kan bijvoorbeeld de perfecte oplossing voor een bepaald probleem hebben, maar voelt zich misschien niet op zijn gemak om te spreken en te delen.
Dit is de taak van degene die de vergadering leidt om elk teamlid te betrekken en ertoe te brengen een bijdrage te leveren - ongeacht of hun suggesties goed of slecht zijn. Of dit nu gaat rond de kamer rondlopen en mensen gewoon direct vragen of iets gimmicky zoals het rondgooien van een knuffel, het belangrijkste is dat er verschillende ideeën rondzweven en gehoord worden.
6. Zorg ervoor dat iedereen zich kan voorbereiden
Het probleem met brainstormen is dat het vertellen van een groep mensen om creatief te zijn vaak de gemakkelijkste manier is om elk stukje innovatie te doden. In plaats van mensen ter plaatse te brengen, plan je vooruit. Zodra u een vergaderruimte boekt, moet u teamleden zoveel mogelijk op de hoogte stellen om zelf minimaal één oplossing voor een bepaald probleem te bedenken en zich tijdens de vergadering concentreren op het daadwerkelijk kiezen van de beste.
Mensen hebben veel meer kans om betere ideeën te bedenken wanneer ze de ruimte en tijd krijgen, en in plaats van samen in een kamer te zitten om het eerste plan dat bij me opkomt te hameren, kan de groep de tijd nemen om te discussiëren en te analyseren wat de beste manier van handelen zou zijn.
7. Wijzig de instelling nu en dan
Weet je nog dat je op een zonnige dag op school zat en de leraar soms de klas naar buiten bracht in plaats van iedereen te dwingen ellendig binnenshuis te blijven hangen? Welnu, u kunt deze benadering ook gebruiken voor vergaderingen. In feite is ontspannen in een zonovergoten park veel waarschijnlijker om de creatieve vonk van iedereen aan te trekken dan ineengedoken in een kleine taupe zijkamer jaloers uit het raam te staren.
Dit is natuurlijk niet altijd praktisch - vooral als er teamleden op afstand zijn verbonden, bijvoorbeeld via Hangouts. Maar het principe is hetzelfde. Het bespreken van strategieën tijdens de lunch bij Nando's is misschien een beetje clichématig, maar het uitzicht is tenminste anders - en de WiFi is gratis!
Vergaderingen zijn een geweldige manier om samen problemen en problemen op te lossen, maar ook om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde pagina zit en in de goede richting trekt. Maar vaak kunnen ze je weghalen van belangrijkere zaken en voelen ze zich tijdverspilling - vooral wanneer Roger van Accounts wekelijks tekeer gaat over het gebruik van zijn mok.
In plaats daarvan kunt u, door de bovenstaande gids te volgen, veel negeren wat mensen uitschakelt rond mid-namiddagbijeenkomsten en u erop richten om ervoor te zorgen dat de tijd die u als team samen doorbrengt net zo productief, waardevol en succesvol is als vergaderingen oorspronkelijk waren bedoeld om worden.
Heeft u nog andere tips om ervoor te zorgen dat vergaderingen soepel verlopen? Laat het ons weten in de reacties hieronder ...
