Geef voldoende kennisgeving
Volgens de Universiteit van Californië kunt u een delinquente werknemer berispen door de memo als een kennisgeving aan de werknemer te geven dat zijn of haar prestaties niet voldoen aan een verwachte component. U kunt deze berisping geven als de werknemer na een informele supervisiecoaching geen verandering vertoont om hem te helpen de vereiste prestaties te verbeteren. De kennisgeving kan later dienen als de documentatie die nodig is om een werknemer te ontslaan als hij of zij geen dienstverband behoudt nadat alle juridische stappen zijn uitgeput.
Geef het verloop van de actie op
Verwijs naar de memo als een disciplinaire memo om later juridische problemen met vakbonden te voorkomen. Vermeld duidelijk de reden voor het schrijven van de memo. Vergeet niet om de antwoorden van de werknemer in de memo op te nemen, maar vermijd focus op zijn reactie. Focus in plaats daarvan op het herformuleren van beleid of procedure in de memo. Door te vermelden wat u van uw werknemer verwacht, vermijdt u disciplinaire maatregelen als de werknemer zich aan de regels houdt. In veel situaties zou het illegaal zijn om discipline uit te delen zonder andere procedures of kanalen te volgen.
Handhaaf privacy
Behandel memo's als persoonlijke, vertrouwelijke zaken. Zorg ervoor dat u dit alleen aan de betrokken medewerker verstrekt. Indien mogelijk, moet u ook een kopie verstrekken aan zijn vakbondsvertegenwoordigers en een andere kopie in het personeelsdossier van de werknemer bewaren voor toekomstige referentie. Neem echter contact op met de vakbondsstewards van uw bedrijf als u het bewijs van dergelijke gesprekken of vergaderingen wilt bewaren. Ze kunnen om een wettelijke bepaling vragen die hun cliënt toestaat een schriftelijke reactie op de memo te nieten voordat u deze indient.
Gebruik beduidende bewoordingen
Gebruik in uw communicatie krachtige bewoordingen die verwijzen naar een berisping of een formele schriftelijke kennisgeving. Geef aan of u de werknemer beschuldigt van incompetentie, insubordinatie, wangedrag of plichtsverzuim. Dit zijn allemaal serieuze zinnen die u kunt gebruiken tijdens officiële tuchtprocedures als uw ontslag van een werknemer later wordt aangevochten. Als uw memo veel eufemismen bevat, moet u misschien een tuchtcommissie ervan overtuigen dat het misdrijf dat de werknemer heeft begaan, gerechtvaardigd ontslag moet rechtvaardigen. U moet de fout aangeven zonder woorden te hakken. U kunt aangeven dat een bepaalde actie zou worden ondernomen als de werknemer zich niet aan de regels of de overeengekomen handelwijze houdt.
Het schrijven van een memo elimineert het risico van een civiele procedure en dient als een herinnering aan beide partijen over de overeengekomen kwesties. In vergelijking met verbale berisping, kunnen memo's nuttig zijn waar bewijs vereist is. Ze zijn ook formeler en de standaardcommunicatiemodus in een kantooromgeving.
