Wat is een werknemershandboek?
Een werknemershandboek is een reeks richtlijnen en voorschriften die door werkgevers aan werknemers worden gegeven en die informatie bevat over HR-beleid en -procedures om medewerkers te helpen begrijpen wat van hen wordt verwacht.
Merk op dat hoewel het verstrekken van een dergelijke handleiding niet wettelijk verplicht is, de wet bepaalt dat werkgevers het personeel een schriftelijke verklaring van de voorwaarden van hun contract moeten verstrekken. Als zodanig gebruiken veel bedrijven daartoe personeelshandboeken. Het toevoegen van informatie over de organisatiecultuur kan ook mensen helpen motiveren.
Aangezien dit type document juridisch bindend is, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat het in overeenstemming is met het arbeidsrecht, dus zorg ervoor dat het door een juridisch adviseur wordt gecontroleerd telkens wanneer het wordt bijgewerkt of gewijzigd.
Wat moet het bevatten?
De beslissing om op te nemen hangt sterk af van de relatie tussen de werkgever en de werknemers en de gevestigde cultuur. Als u de HR-manager bent van een organisatie die de bijdrage van het personeel waardeert, heeft u waarschijnlijk alle voordelen en voordelen nodig die het bedrijf het personeel biedt. Als er daarentegen geen voordelen zijn en het management een strikt professionele werkomgeving promoot, geeft het eenvoudig aan wat wel en niet van werknemers wordt verwacht.
Het is belangrijk op te merken dat een personeelshandboek meer moet zijn dan alleen een lange lijst met wat wel en niet moet. Vergeet niet dat dit handboek over het algemeen een eerste contactpunt is met nieuwe werknemers en als zodanig een geweldige kans is om een positief rapport op te stellen door informatie over cultuur op te nemen die hen blij zal maken dat ze het aanbod hebben aanvaard.
Als u deze aanpak gebruikt (zoals u zou moeten), zijn er over het algemeen drie hoofdgebieden waarop het handboek moet ingaan:
1. Een inleiding tot de organisatie
Dit gedeelte moet een welkomstbericht en een beschrijving van de waarden en missie van het bedrijf bevatten. Als u werkt voor een organisatie die open communicatiekanalen waardeert en een open deurbeleid hanteert, overweeg dan om de CEO de welkomstnotitie te laten opstellen. Het is ook een goed idee om een geschiedenis van het bedrijf op te nemen om mensen te helpen zich onderdeel te voelen van het grotere geheel. Bovendien kan het vermelden van de missie en waarden van het bedrijf iedereen helpen om op dezelfde pagina te komen, terwijl het ook werk voor iedereen zinvoller kan maken.
Voorbeelden voor deze sectie
- Welkomsbericht
- Bedrijfsgeschiedenis
- waarden
- Missie
2. Algemene informatie
Algemene informatie verwijst naar alles wat het bedrijf aanbiedt. Dit zullen over het algemeen beleid zijn dat niet wettelijk verplicht is, maar dat het bedrijf heeft aangenomen om de organisatiecultuur te stimuleren. Alle voordelen en voordelen, zoals flexibele werkschema's of zelfs werken op afstand, komen dus in deze sectie aan bod. Het is natuurlijk belangrijk dat u niet alleen verwijst naar de voordelen en voordelen van de taak, maar ook de procedure beschrijft die in elk geval moet worden gevolgd. Dus als u bijvoorbeeld flexibele werkschema's aanbiedt, informatie geeft over wat dat inhoudt (is het voor iedereen of alleen fulltime werknemers? Is het beperkt tot een paar dagen per maand?).
Voorbeelden voor deze sectie
- Vakantie- en vakantiebeleid
- Voordelen en voordelen
- Werknemersevaluatie
3. Bedrijfsbeleid
Bedrijfsbeleid verwijst naar de regels en voorschriften die alle werknemers moeten volgen. Dit zijn over het algemeen beleid dat wettelijk verplicht is, maar het kunnen ook door het bedrijf geïntroduceerde beleidsmaatregelen zijn, zoals kledingvoorschriften, verlengd ouderschapsverlof, enz. Aangezien dit gedeelte kwetsbaar kan zijn voor juridische claims, moet u contact opnemen met een advocaat of de compliance manager van uw bedrijf. om ervoor te zorgen dat het bedrijf voldoet aan alle wettelijke vereisten.
Voorbeelden voor deze sectie
- Werknemersgedrag
- Betalen en promoties
- Kantoorprocedures
Tips
1. Geef prioriteit aan de juridische veiligheid van het bedrijf
Het personeelshandboek kan een geweldige manier zijn om loyaliteit en betrokkenheid bij het personeel op te bouwen. Niets mag echter zo belangrijk zijn als het bedrijf beschermen tegen juridische claims. Of het bedrijf nu werknemers wil aanklagen of zij aanklagen, er moet geen twijfel over bestaan dat het beleid dat in het werknemershandboek wordt beschreven, het bedrijf kan beschermen.
2. Neem een disclaimer op
Veel bedrijven veranderen vaak van beleid. Soms is het omdat dit beleid niet langer effectief is en soms is het omdat het management heeft besloten een bepaald beleid te wijzigen. Welke redenen er ook zijn, het is belangrijk om ervoor te zorgen dat er een disclaimer in de werknemershandleiding staat waarin staat dat beleid en richtlijnen aan verandering onderhevig zijn. Wanneer een nieuw beleid wordt ingevoerd, moet u ervoor zorgen dat u dit doorgeeft aan het personeel, zodat iedereen op de hoogte is van nieuw beleid.
3. Vermijd jargon
Het kan verleidelijk zijn om juridisch jargon te gebruiken, maar het is echt niet nodig. Vergeet niet dat dit soort taal barrières oproept en een werkomgeving creëert die serieuzer en koeler is. Het is beter om een vriendelijke noot te gebruiken, omdat het personeel zich meer op hun gemak voelt.
4. Overleg met vakbonden en adviseurs
Aangezien werknemersrechten een gevoelig onderwerp zijn, moet u, als u een vakbond erkent of als u werknemersvertegenwoordigers hebt, met hen overleggen voordat u begint met het opstellen van het werknemershandboek of voordat u belangrijke wijzigingen of updates aanbrengt.
5. Zorg ervoor dat het handboek het merk van de werkgever weerspiegelt
Employer branding is een belangrijke speler bij het verwerven en behouden van talent en moet als zodanig worden weerspiegeld in alle beleidsmaatregelen en richtlijnen van de organisatie. Het kan verleidelijk zijn om gewoon een handleiding uit te geven met alles wat van een medewerker verwacht wordt te doen en niet te doen, maar als u de organisatie probeert te merken als een bedrijf dat 'alle meningen ertoe doen', moet de handleiding die houding weerspiegelen.
Werknemershandboek Voorbeelden
Veel bedrijven zien het handboek als een open communicatiekanaal tussen management en personeel en halen er het beste uit door unieke methoden te hanteren. Enkele van de beste voorbeelden van werknemershandboeken bevatten handleidingen die inspirerend en interessant zijn en tegelijkertijd de bedrijfsgeest bevorderen.
Bekijk deze voorbeelden:
- Valve: het handboek van Valve begint met deze zin 'Een onverschrokken avontuur in weten wat te doen als er niemand is die je vertelt wat je moet doen', wat de toon zet voor de rest van de handleiding. Inhoud bevat hoofdstukken die zijn opgemaakt als vragen van werknemers, waardoor de handleiding interessant en gemakkelijk te navigeren is.
- Netflix: Toen Netflix besloot zijn werknemershandboek / diavoorstelling met de wereld te delen, ging het viral. Vooral omdat het het bedrijf veranderde in een plek waar iedereen wilde werken - en met een nadruk op bedrijfswaarden zoals vrijheid en flexibiliteit, wie niet?
- Nordstrom: Er is al jaren een debat gaande of het beruchte personeelshandboek van één pagina van Nordstrom echt is of niet. Maar of het nu compleet is of niet, het is duidelijk dat de revolutionaire benadering van Nordstorm voor klanttevredenheid zich ook vertaalt naar de benadering van zijn personeel.
Werknemershandboeksjablonen
Als u nog nooit eerder een werknemershandleiding hebt gemaakt of als u gewoon wat hulp nodig hebt bij het opstellen van verschillende secties van de handleiding, kunt u de onderstaande sjablonen bekijken. Houd er rekening mee dat het maken van een personeelshandboek niet mag worden gekopieerd en geplakt, omdat dit de organisatie kwetsbaar kan maken voor juridische beschuldigingen. U kunt de onderstaande sjablonen echter wel als gids gebruiken.
- Modelhandboek voor kleine bedrijven
- Mensen in dienst: een handboek voor kleine bedrijven
- Voorbeeld van een handboek voor werknemers
Een werknemershandboek moet altijd de articulatie zijn van de bedrijfswaarden van een organisatie. Ervoor zorgen dat het de positieve organisatiecultuur bevordert en het bedrijf beschermt tegen juridische claims, kan de organisatie helpen om haar aanwezigheid te vestigen.
Wat is volgens u het moeilijkste deel van het opstellen van een werknemershandboek? Laat het me weten in de reacties hieronder!
