Maar om de omzet te verhogen en het succes te maximaliseren, hebt u de juiste set vaardigheden en apparaten nodig om een virtueel team te beheren.
Van samenwerkingshulpmiddelen tot belangrijke werkwijzen, hier is hoe een krachtig virtueel team te beheren.
1. Maak een structuur en een plan
De eerste stap om effectief virtuele teams te beheren, is het definiëren van een werksysteem waaraan iedereen zich kan houden, ook bekend als een standaardwerkprocedure (SOP). Door normen vast te stellen en het werkproces vast te stellen, hebben teamleden een beter inzicht in hoe lang taken moeten duren en hebben ze over het algemeen minder vragen.
Om procedures te standaardiseren en regels te schetsen voor alle werknemers, zowel op afstand als in eigen beheer, kunt u een downloadbare handleiding maken. Je kunt dit zo uitgebreid of zo eenvoudig maken als je wilt; het idee is dat alle werknemers de nodige procedure moeten volgen om hun projecten zo efficiënt en nauwkeurig mogelijk te voltooien.
2. Ga vooruit met Bestanden delen
Het verzenden van grote documenten via e-mail kan uw inbox niet alleen veel langzamer laten werken dan normaal, maar kan ook leiden tot verlies van informatie in de vertaling, vooral wanneer u opmerkingen in een afzonderlijk formulier verzendt. Om deze problemen helemaal te voorkomen, kun je grote bestanden delen met teamleden via een cloud-gebaseerde service zoals Dropbox.
Cloudopslagservers bieden alles wat uw interne server doet, maar ze zijn veiliger en gemakkelijker toegankelijk. Uw bestanden en mappen kunnen bijna op elke manier worden georganiseerd. Ondertussen heeft Dropbox ook een downloadbare app, zodat je zelfs vanaf elk apparaat toegang hebt tot je documenten, wat perfect is als je onderweg werkt en toegang tot meerdere bestanden nodig hebt.
3. Neem deel aan meerdere communicatiekanalen
Bij het afstappen van een traditioneel werkplekmodel is het essentieel om het belangrijkste deel van een sterk team te beoordelen: effectieve communicatie. En om het maximale uit uw team te halen, moet u gebruikmaken van toonaangevende communicatiehulpmiddelen die op de markt beschikbaar zijn.
Het eerste essentiële hulpmiddel dat u nodig hebt bij het beheren van externe medewerkers is een beveiligd chatsysteem waarmee u met een klik op de knop direct een bericht kunt sturen en collega's kunt bellen. Deze tools worden gebruikt in kantoren over de hele wereld en bieden werknemers een platform om die belangrijke waterkoeler-chat te hebben, snelle vragen te stellen en bestanden met elkaar te delen.
Ondertussen kun je niet zomaar iemand vragen om naast je te gaan zitten om hem je werkproces te laten zien wanneer je op afstand werkt. Met hulpmiddelen voor het delen van video's, aan de andere kant, kunt u effectief hetzelfde doen! Met Skype kunt u bijvoorbeeld mensen video-bellen terwijl u uw scherm met hen deelt, zodat ze kunnen zien wat u doet. Sommigen zullen misschien beweren dat dit zelfs beter is dan persoonlijke training, maar we zullen je daarover laten oordelen!
4. Tik op Project Management Software
Wanneer veel leden van een team samenwerken aan één project, is het gebruik van software voor projectbeheer essentieel. Hiermee kunt u effectief processen volgen, gegevens invoeren en communiceren met uw team, en de samenwerking tussen teamleden verbeteren.
Er zijn in feite honderden tools voor projectbeheer beschikbaar die u kunnen helpen een project te stroomlijnen en naar hetzelfde einddoel te werken, van Trello tot MindMeister.
5. Bouw een bedrijfscultuur op afstand
Het creëren van een bedrijfscultuur kan een ietwat lastige aangelegenheid zijn als al uw werknemers niet onder hetzelfde dak werken en geen dagelijks persoonlijk contact hebben. Maar dat gezegd hebbende, het is niet onmogelijk! Met de kracht van internet kunt u uw collega's zien door videosoftware te gebruiken of korte clips op te nemen om naar uw collega's te sturen via een geïntegreerd systeem.
Je kunt ook een evenement organiseren (als al je werknemers in hetzelfde land zijn), zodat ze elkaar kunnen ontmoeten en een sterkere band kunnen opbouwen wanneer ze dagelijks samenwerken. Door dit te doen, zullen uw externe werknemers gedeelde ervaringen hebben die zullen helpen hun vertrouwen en begrip naar elkaar op te bouwen.
Als alternatief kun je geregeld inhalen via een groepsgesprek of chat wanneer iedereen op een vrijdagmiddag de dag afloopt!
6. Stel vaste werkuren in
Als u werknemers in alle vier de hoeken van de wereld hebt, zult u waarschijnlijk verschillende mensen de klok rond hebben. Het is echter belangrijk om te proberen specifieke werkuren vast te stellen voor verschillende leden van het team, om ervoor te zorgen dat er altijd een crossover is tussen ten minste twee teams die tegelijkertijd samenwerken.
Hierdoor wordt de doorlooptijd van projecten aanzienlijk verkort als twee of meer mensen die samenwerken tegelijkertijd online zijn. Dit betekent niet noodzakelijkerwijs dat hun werktijden in steen moeten worden vastgelegd, maar je moet een soort overeenkomst sluiten zodat ze elkaar gedurende een bepaalde werkdag kunnen ondersteunen.
7. Maak een gecombineerd kalendersysteem
Om u te helpen de werktijden en schema's van uw teamleden te identificeren, zou u moeten overwegen een samenwerkingsagenda te gebruiken die voor alle teamleden toegankelijk is (uiteraard met beperkte rechten - u wilt niet dat zij hun eigen diensten wijzigen!). U kunt verschillende kalenders organiseren voor verschillende onderwerpen (bijvoorbeeld: werkuren, jaarlijkse vakantie, etc.) of een lijst van alle evenementen in één schema weergeven en een kleurcoderingssysteem gebruiken om onderscheid te maken tussen onderwerpen.
Dit is ook een uitstekende gelegenheid om vergaderingen, trainingssessies en andere evenementen te plannen die nuttig zijn voor uw werknemers.
8. Huur een team van zelfmotivators in
Grote externe werknemers moeten zelfgemotiveerd en gedreven zijn en het vinden van dergelijke mensen kan op zijn zachtst gezegd lastig zijn. Maar om een succesvol bedrijf te runnen, moet u vaststellen of ze urenlang alleen kunnen zitten en kwalitatief hoogstaand werk kunnen produceren.
Ze moeten niet alleen gemotiveerd zijn, maar ze moeten ook uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden hebben om te zorgen dat er geen misverstanden zijn. Bovendien moeten ze ook goed zijn in het oplossen van problemen en georganiseerd zijn met uitstekende tijdmanagementvaardigheden.
9. Wees creatief met Team Bonding
Bij virtueel werken kan het veel meer moeite kosten om een cultuur en 'teamgeest' te vormen, maar het is essentieel voor mensen om een band te creëren. Werknemers moeten weten dat ze allemaal werken aan een einddoel en deel uitmaken van een groter geheel, in plaats van alleen te werken.
U kunt een echt teamgevoel creëren door met werknemers via videogesprekken te communiceren, persoonlijke verjaardagscadeaus en -berichten te sturen en buiten werktijd met hen te communiceren via sociale media en andere verkooppunten.
10. Stel doelen en grenzen in
Een goede manier om externe medewerkers betrokken te houden, is om doelen te stellen en hen te belonen voor hun prestaties. Als uw externe medewerker bijvoorbeeld een medewerker van de klantenservice is, kunt u ze belonen met een cadeaubon voor hun favoriete winkel als ze specifieke doelen halen of overschrijden.
Aan de andere kant moet u ook grenzen maken. Werknemers moeten bijvoorbeeld minimaal zes uur per dag werken. Als ze gedurende die tijd iets werken, worden ze op uurbasis betaald.
11. Vorm een team van leiders
Een virtueel team moet in wezen een groep leiders zijn die hun eigen workloads kunnen beheren zonder enige hand-held. Elke persoon moet verantwoordelijk zijn voor een reeks taken en zal zijn dagelijkse taken moeten leiden op basis van het werk dat hij krijgt.
Hoewel ze als onderdeel van een team zullen werken, moeten ze ook de vaardigheid tonen om op een of andere manier te leiden, hetzij door aangesteld te worden als de projectmanager van een bepaalde taak of verantwoordelijk voor een specifiek gedeelte van een project.
12. Plan frequente vergaderingen
Om een gevoel van team-eenheid te bereiken, moet u regelmatig vergaderingen organiseren, zowel op individuele als op teambasis. De frequentie van deze vergaderingen hangt af van uw werkschema, maar u moet ernaar streven één keer per week bij uw team in te checken om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde pagina is. Ga ondertussen niet overboord: te veel vergaderingen kunnen meer kwaad dan goed doen!
Dit is niet alleen effectief voor teambinding, maar het stimuleert ook brainstorming en creativiteit onder teamleden en het bouwt vertrouwen op in externe teams. Het kan ook stress verminderen door externe werknemers eraan te herinneren dat ze wel een vangnet en een eenheid hebben om te raadplegen.
Omdat de werkplek niet langer beperkt is tot één kantoor, is het essentieel dat u uw vaardigheden aanpast en ontwikkelt om werknemers van over de vijver te managen. Om ervoor te zorgen dat u schaalt en een sterk bedrijf opbouwt, moet u uw externe medewerkers betrokken en gemotiveerd houden, en deze belangrijke managementstrategieën kunnen u helpen dat te bereiken!
Heb je ooit een extern personeelsbestand beheerd? Met welke uitdagingen en verrassingen werd u geconfronteerd? Misschien wilt u uw eigen tips en adviezen delen over hoe u een virtueel team kunt bouwen en beheren? Neem deel aan het gesprek in de commentaren hieronder en laat het ons weten!
