Maar is het onvermijdelijk dat je verpletterd wordt door het gewicht van het project?
Niet als u de beste trucs gebruikt en de juiste strategie uitvoert die is afgestemd op de specifieke en unieke behoeften van de onderneming.
Hier zijn 10 projectmanagementtips die elke nieuwe (en ervaren) manager moet kennen.
1. Stel de verwachtingen van de organisatie vast
Voordat u een groot project start, kunt u het bedrijf helpen realistische verwachtingen te formuleren, een aantal stappen om ervoor te zorgen dat het team het project op tijd en binnen het budget voltooit. Door dit te doen, kan de organisatie een duurzaam voordeel ten opzichte van concurrenten in de industrie waarborgen en deze strategie omzetten in langetermijnplanning.
De hamvraag is: hoe kom je erachter wat een op realiteit gebaseerde verwachting is?
Dit is waar uw projectmanagementvaardigheden op hun plaats komen, omdat u nu verschillende methoden kunt implementeren:
- huur en behoud het juiste talent met de juiste vaardigheden
- profiteer van technologische oplossingen
- experimenteren met voordelen realisatie management
- Agile procedures accepteren (zie hieronder)
- verbind strategie voorbereiding met management uitvoering.
Afhankelijk van waar u in het bedrijf staat, kunt u ook Enterprise Project Management of EPMO aanbevelen. Dit is een gecentraliseerd bedrijfsinstrument dat de kloof tussen strategie en onderneming overbrugt, met behulp van een breed scala aan ondersteuningsmechanismen voor corporate governance en projectportfoliobeheer.
2. Definieer kritieke mijlpalen
Elk project wordt bepaald door momenten, een reeks agile praktijken die uiteindelijk zullen leiden tot een afgewerkt product. Het maakt niet uit met wat voor soort werk je werkt, het hele ding zal heerlijk zijn gebaseerd op twee dingen: de hoofdfasen en de subfasen.
De primaire fasen bestaan uit starten, plannen, uitvoeren en afsluiten. De subfasen zijn de kleine dingen die u met uw team coördineert, van het begrijpen van de behoeften van klanten tot het verzamelen van gegevens tot het schrijven van technische documenten. Dit is de personificatie van succesvol projectmanagement.
Noteer elke belangrijke mijlpaal, want het zal als een effectieve indicator dienen als u en uw team succes behalen.
3. Bestudeer de fijnere punten van projecten
De enige manier waarop een huis kan worden gebouwd, is als er een sterke basis is. Hetzelfde geldt voor projectplanning; zonder de fijnere punten nauwkeurig te bestuderen, zult u geen solide project produceren. Als een huis zonder een uitstekende basis, zal je project wiebelen, zinken en onvermijdelijk imploderen.
Om ervoor te zorgen dat planning effectief is, moet u deze trucs dus in uw management opnemen:
- definieer de doelen van de klanten
- schets het doel van het bedrijf
- identificeer de stakeholders in het project
- begrijpen wat hun interesses zijn
- kennen hun verwachtingen van begin tot eind.
Nog een ding: een diepgaande projectstrategie moet de rollen en verantwoordelijkheden van elk teamlid omvatten. Dat brengt ons bij ons volgende punt.
4. Identificeer de sterke en zwakke punten van teamleden
Zoals het spreekwoord zegt, jij bent het bedrijf dat je houdt. Dit eeuwenoude adagium is zelfs van toepassing op management!
Bedrijven overleven en bloeien door de sterke punten van hun werknemers te laten zien en hun zwakke punten te verbergen. U moet dezelfde mentaliteit aannemen wanneer u opdrachten, taken en verantwoordelijkheden delegeert.
Net als bij honkbalanalyses bepalen managers voorafgaand aan een wedstrijd wie wat en tegen wie uitblinkt. Nou, doe je baldop op en kijk waar Sally the Engineer, Johnny the Linguist, Billy the Tech Wizard en Susie the Number Cruncher in je plannen passen.
Hint: die bijnamen moeten je alles vertellen wat je moet weten!
5. Behoud brede communicatie
Communicatie, communicatie, communicatie. Dit is een professionele vaardigheid die velen missen op de ultracompetitieve en felle arbeidsmarkt van vandaag.
Om een project zonder hik te beheren, hebt u effectieve communicatie nodig tussen alle betrokken partijen: klanten, belanghebbenden, teamleden en projectmanagers. Mocht er een probleem zijn in de communicatie-arena, dan zullen er aanvallen van twee kanten zijn, kwesties van 'Nou, dat heb je me niet verteld!' of 'Ja, nou, je had het me moeten vertellen!'.
Uiteindelijk moeten de communicatielijnen altijd open zijn, constant in dienst zijn en klaar voor gebruik.
Dus, hoe zorg je ervoor dat de communicatie goed werkt? Hier zijn een paar tips:
- schrijf projectstatusrapporten om iedereen op de hoogte te houden van nieuwe ontwikkelingen
- algemene communicatiebijeenkomsten houden aan het begin en einde van elke werkweek
- een open-deurbeleid handhaven zodat iedereen met vragen of opmerkingen vrijuit kan spreken
- sloot de 'on-a-need-to-know-basis' af, want de kans is groot dat u vergeet wat het inhoudt.
Ineffectieve communicatie leidt vaak tot projectfouten, vertraagde inzendingen en misschien overschrijding van budgetlimieten.
abonneren
Meld u aan voor onze nieuwsbrief voor meer geweldige inhoud en ontvang 20% KORTING op onze carrière-test!
abonneren6. Motiveer je team
Een eigenschap van goed management is leiderschap.
Wat is goed leiderschap? Ten eerste, het vermogen om je ondergeschikten te motiveren. Dit kan moeilijk zijn om te bereiken, omdat niet iedereen gemotiveerd wordt door dezelfde woorden, fysieke uitdrukkingen, bedrijfsdoelstellingen en ideeën. Het is uw rol om de one-size-fits-all aanpak te verlaten en uw managementstijl aan te passen aan elke persoon aan boord.
Hier zijn enkele ideeën om te overwegen:
- waardering tonen voor uw medewerkers met kantoorfeesten, cadeaubonnen, wedstrijden en verbale lof
- kansen bieden om hun vaardigheden te laten groeien en vooruit te komen in het bedrijf
- eerlijk en regelmatig communiceren; werknemers haten het om in het donker te zijn en het raadspel te spelen
- het bevorderen van relaties tussen senior executives en instapmedewerkers
- onafhankelijkheid aanmoedigen en werknemers de mogelijkheid bieden om zichzelf te managen.
7. Gebruik budgetbeheervaardigheden
Zal uw project vorderen, doorgaan naar de volgende fase en worden voltooid? U wilt 'ja' zeggen, maar dat hangt af van het budget.
Natuurlijk, een groot multinationaal bedrijf zal over enorme middelen beschikken om een project te voltooien. De meeste bedrijven, groot en klein, spannen hun gordels echter aan en opereren binnen de grenzen van een eindige hoeveelheid dollars [of voer hier de gewenste valuta in]. Dit kan veel druk uitoefenen op de projectmanager en alles corrumperen dat hij of zij tot nu toe heeft gepland.
Moet het wel? Nee. Zolang u deze vijf tools implementeert, kunt u de controle behouden:
- altijd factor in kosten van spontane aanvallen of verrassingen
- doorgronden wat de stakeholders echt nodig hebben en willen
- ervoor zorgen dat iedereen verantwoordelijk wordt gehouden en op de hoogte wordt gehouden van eventuele wijzigingen
- sleutelprestatie-indicatoren (KPI's) ontwikkelen die streven naar langetermijndoelen
- indien nodig herzien, herzien en herzien.
Onthoud: als u de centen beheert, zullen de dollars volgen.
8. Houd vergaderingen georganiseerd en gericht
De Meeting is omgeven door veel negatieve pers. De consensus is schijnbaar dat The Meeting een verspilling van tijd is en degenen die deze powwows leiden, vinden het gewoon leuk om zichzelf te horen spreken en platitudes te schreeuwen voor een uur of twee.
Maar waarom de baby met het badwater gooien? Het is niet zozeer dat The Meeting slecht is voor het bedrijfsleven; het is dat het niet correct wordt gebruikt.
Als een projectmanager die te druk is om clichés uit te spreken - 110% geven, paradigmaverschuiving en out of the box denken - wilt u dat uw vergaderingen diepgaand maar to the point zijn. Dit sluit ook aan bij het vorige punt over communicatie.
Het doel van elke vergadering is om een aantal onderwerpen te bespreken, die kunnen worden bereikt door georganiseerd en gefocust te blijven. Aan het einde van deze 45 minuten durende bijeenkomst, moet één vraag worden gesteld: weet iedereen waar deze bijeenkomst over ging?
9. Gebruik softwaretools
De hond is niet langer de beste vriend van de mens. Het is technologie.
Het bedrijfsleven heeft ongelooflijk goed werk geleverd door zich aan veranderende omstandigheden aan te passen, digitale hulpmiddelen te ontwikkelen en deze kansen te maximaliseren om de winst te maximaliseren. Natuurlijk zijn er enkele uitbijters, maar de meeste bedrijven gebruiken de nieuwste en beste hardware en software om de klus te klaren.
Jij, als projectmanager, kan het ook.
Er is veel software die je managementstijl kan aanvullen. Het beste programma is iets dat samenwerking, tijdbeheer, communicatie, planning en het delen van documenten combineert in één ecosysteem.
Weet u niet zeker wat u moet gebruiken? Hier zijn enkele suggesties die budgetvriendelijk zijn (gratis met een optie om te upgraden) en een breed scala aan softwarevoordelen bieden:
- Trello
- speling
- Basiskamp
- Wrike
- Podio
10. Voer een beoordeling uit wanneer u klaar bent
Uiteindelijk is het belangrijk om het project uitvoerig te evalueren. We hebben het niet alleen over het doorlezen van het eindproduct en ervoor zorgen dat elk doel, elke behoefte en taak is voltooid. In plaats daarvan moet u elke fase onderzoeken, elke subfase beoordelen en introspectie van uw projectmanagementvaardigheden uitvoeren (waren ze de beste die ze konden zijn, of is er ruimte voor verbetering?).
Door het begin, de planning, de uitvoering en de afsluiting te herzien, kunt u iets verbeteren, de effectiviteit ervan behouden of de beste manier van handelen bepalen.
En weet je wat? Dit is het beste leermiddel van allemaal.
Experts hebben projectmanagers vergeleken met klassieke dirigenten. De orkestdirecteur begeleidt elke violist, cellist en trombone om elke noot in een gedetailleerde partituur te volgen en uit te voeren. De projectmanager zal het gewicht van de wereld op zijn of haar schouders hebben, maar dit soort druk is wat een carrière zal maken of breken.
Zul je zijn als Icarus en opstijgen naar de hemel om alleen je vleugels te zien vlammen vanwege de zon? Of wil je jezelf modelleren als Nike, de Griekse godin, en de personificatie van succes zijn?
Welke andere projectmanagementtips wilt u met ons delen? Neem deel aan het onderstaande gesprek!
