Hoewel we niet noodzakelijk de geest van William Shakespeare hoeven te kanaliseren wanneer we een e-mail schieten naar onze collega's of managers, is het nog steeds belangrijk om een goede etiquette toe te passen in je Gmail of Yahoo! e-mailberichten.
Onthoud: er is het luie schrijven van e-mails en de formele e-mailsamenstelling. Welke wilt u gebruiken wanneer u op kantoor bent?
Laten we het zo zeggen: als je serieuzer wilt worden genomen en als professioneler wilt worden beschouwd, dan raden we dit laatste ten zeerste aan. Laten we het anders zeggen: raak je niet geïrriteerd wanneer Bill van Marketing je berichten stuurt die meer op spam uit de jaren negentig lijken?
Wat is professionele e-mailetiquette precies in 2018 en daarna?
We hebben een verzameling tips om een zakelijke e-mail te schrijven die niet door een tiener wordt weergegeven en die door Snapchat is geschreven, maar door een competente volwassene.
1. Gebruik professionele taal
Natuurlijk, in de buitenwereld, kort je je woorden af, schrijf je ongepaste taal die je nooit op de werkplek zou gebruiken en gebruik je de Engelse taal met roekeloze overgave - het maakt ons niet uit hoe vaak je het doet, stop alsjeblieft met schrijven 'kan van ', ' gr8 'en' LOL 'in al uw zakelijke e-mails - dit zijn de typische e-mailzonden.
Hier leest u hoe u een generieke e-mail kunt opstellen voor een professionele instelling:
- open uw e-mail met een groet
- ga meteen naar het e-mailadres van je e-mail
- scheid goed met een vriendelijke sign-off, zoals 'bedankt', 'oprecht' of 'beste wensen'.
Als u nog een laag professionaliteit wilt toevoegen, houd u dan alleen aan kantoorgerelateerde e-mails.
2. Communiceer de juiste toon
Als er één ding moeilijk is bij het verzenden van een e-mail, levert dit een toon op.
Omdat de ontvanger niet fysiek en verbaal met u communiceert, kan het voor de persoon moeilijk zijn om te begrijpen wat u echt zegt. Van humoristisch tot serieus, e-mails kunnen de tonen van al je e-mails verminderen.
Hoe vaak heeft een onschuldige grap je in de problemen gebracht?
De grootste moeilijkheid is deze hindernis te overwinnen en proberen de juiste toon te communiceren. Er zijn een handvol aanbevelingen om dit te bereiken:
- vasthouden aan persoonlijke voornaamwoorden bij het digitaal schrijven van een e-mail
- stel uw e-mails samen met de actieve stem in plaats van de passieve
- kies je woorden zorgvuldig - het verkeerde bijvoeglijk naamwoord of zelfstandig naamwoord kan schade veroorzaken
- ken de juiste groeten en sluitingen, maar wees niet te schattig.
Vaak lezen we teveel in een bericht in onze inbox. Zijn ze uncouth? Was het bericht sarcastisch? Was de afzender passief agressief?
Dit zijn redelijke vragen die onze geest overspoelen bij het lezen van het laatste item in onze inbox, maar het is tijd om deze weg te gooien en te beseffen dat de afzender alleen een e-mail verzendt, geen lieve John of lieve Amy.
3. Formatteer uw e-mail
Het formaat van uw e-mail lijkt inderdaad niet zo belangrijk, maar het is slechts één extra laag in uw zoektocht naar het perfectioneren van uw formele communicatie. Wanneer u een e-mail schrijft, wilt u een consistent en professioneel thema behouden, een sjabloon dat u regelmatig gebruikt.
Hoe ziet het standaardformaat eruit? Het is over het algemeen Times New Roman, maat 11 of 12, en één spatie na elke alinea.
Hier is een voorbeeld:
Geachte heer Vandelay,
Hoop dat alles goed gaat.
Ik heb je bericht ontvangen en wil je bedanken dat je contact met me hebt opgenomen. Ik heb uw advies overgenomen en twee afbeeldingen in het rapport ingevoegd om onze latexproducten te benadrukken. U kunt de afbeeldingen die ik heb gekozen in het bijgevoegde bestand zien.
Laten we hopen dat het indruk zal maken op onze Japanse klanten.
Ondergetekende,
[Handtekening hier invoegen]
Een eenvoudig formaat dat niet luxe is, is altijd beter dan een formaat dat weelderig en overdreven is. U hebt geen uitstekende computervaardigheden nodig om een e-mail correct op te maken.
4. Vermijd schandelijke gebruikersnamen
Of u nu een nieuw e-mailaccount op kantoor opent of uw persoonlijke e-mail gebruikt voor werkgerelateerde doeleinden, het is uw taak om dit één ding te doen: vermijd de schandalige gebruikersnaam ( of ) . Dit verzendt een verkeerd bericht naar uw collega's, supervisors en baas over uw algehele houding.
Simpel gezegd: gebruik in plaats daarvan .
5. Controleer elk bericht
Kijk, we zijn niet allemaal onfeilbaar, weet je? We maken fouten, daarom plaatsen ze gummen op de achterkant van potloden en de knop 'Verwijderen' op onze toetsenborden. Het gebeurt.
De sleutel is om te leren van de fouten. Als je levenslange doel is om fouten te corrigeren en ervan te leren, kun je beginnen met je e-mails.
Het belangrijkste doel van jou is om elk bericht dat je verzendt te proeflezen. Het maakt niet uit of de e-mail twee paragrafen is of een brief aan de topman van het bedrijf. Er zijn twee manieren om dit aan te pakken: installeer een grammatica-add-on in uw browser - de meest populaire tool is Grammatica - en controleer uw e-mail voordat u op de knop 'Verzenden' drukt.
Als je nooit iemand was voor zinsstructuur of de tegenwoordige tijd, dan zou je zeker moeten overwegen om Grammarly te installeren. Je weet nooit of je dingen leert die je bent vergeten of niet wist. Wie wist dat er een groot verschil was tussen 'Als ik was' in vergelijking met 'Als ik was'?
6. Gebruik uw handtekening verstandig
Uw e-mailhandtekening is een geweldig hulpmiddel tot uw beschikking, omdat het veel belangrijke informatie kan overbrengen zonder het aan de context van uw berichten toe te voegen. Een goede handtekening kan uw naam, titel, sociale media-informatie of zelfs een grappige uitdrukking herhalen die van toepassing is op uw branche. Het kan ervoor zorgen dat je opvalt in de menigte en ontvangers je laten herinneren.
Dus, hoe maak je een handtekening waarmee je opvalt?
- beperk uw handtekening tot maximaal vier regels
- voeg pictogrammen voor sociale media toe om uw handtekening naar de 21ste eeuw te brengen
- houd kleuren eenvoudig en consistent; sla roze en standaardlettertype met zwart over
- voeg een call-to-action in de laatste regel in (vergeet niet de kantoorpartij te onthouden)
- verspil geen waardevol onroerend goed door uw e-mailadres in te voeren
- publiceer een gekleurde afbeelding van jezelf naast je handtekening
Hier is een voorbeeld:
John Smith
Handelsreiziger, bedrijf ABC [gekoppeld aan website]
+ (44) (0) 1632 123456
Zo maximaliseert u de kracht van een e-mailhandtekening.
7. Begrijp dat niets vertrouwelijk is
Hier is de waarheid van het gebruik van internet in 2018: niets is veilig, beveiligd of vertrouwelijk. Van gegevensinfiltraties tot beveiligingsinbreuken tot e-mailhacks, het lijkt alsof alles en nog wat u online doet niet langer vertrouwelijk en anoniem is. Vraag het maar aan de leidinggevenden bij Sony. En dit is belangrijk om te onthouden de volgende keer dat je een e-mail verzendt die vol klachten is en een beetje te persoonlijk is.
Met andere woorden, schrijf een e-mail met het idee dat de rest van het kantoor het zou kunnen zien. Het is beter om gewoon bij je werk te blijven en het eeuwenoude gezegde van 'als je niets leuks te zeggen hebt, zeg het dan helemaal niet'. Zorg er bovendien voor dat u niet teveel informatie verstrekt over gevoelige bedrijfsgegevens.
Door deze suggesties te negeren, kunt u mogelijk het risico lopen dat anderen het ook lezen. Het is gewoon je geluk dat de ene keer dat je klaagde over human resources, het bedrijf werd gehackt!
Het klopt dat de kantooromgeving de afgelopen jaren een beetje ontspannen is geworden. Dit is mogelijk omdat meer millennials het personeel zijn binnengekomen, wat hun uitbundigheid en moderne manieren naar het kantoorlandschap brengt. Maar dit gedrag moet niet worden geïntegreerd in uw e-mails. Het moet het tegenovergestelde zijn: professioneel, schoon en beleefd - zoals The Wall Street Journal .
Ze zeggen dat e-mail dood is. Wat is het nut van het beoefenen van goede manieren eigenlijk? Nou, als je bedenkt hoe de moderne kantoorruimte per e-mail leeft en sterft, kun je gerust stellen dat ze ongelijk hebben. Voordat je in je volgende e-mail op 'Verzenden' klikt, moet je bedenken of deze aan de etiquette-criteria voldoet. Als dit niet het geval is, moet je op de 'Backspace' op je toetsenbord drukken en helemaal opnieuw beginnen. Je kleedt je voor succes, dus waarom schrijf je ook niet voor succes?
Schrijf je professionele e-mails? Laat het ons weten in de comments!
