Maar het hoeft niet zo te zijn!
Een prestatie-evaluatie moet een formele maar ontspannen discussie zijn over de doelstellingen van het bedrijf en de werknemer om ervoor te zorgen dat iedereen gelukkig is en aan alle behoeften wordt voldaan. Er mogen geen onhandigheid of emoties opkomen.
Als u voor het eerst een manager bent of de truc van het uitvoeren van een moeiteloze prestatiebeoordeling van medewerkers nog niet helemaal onder de knie hebt, lees dan de onderstaande tips!
Voor de beoordeling
1. Stel duidelijke doelen in vanaf het begin van het jaar
Aan het begin van het jaar moet u een individueel gesprek hebben met uw medewerkers om te begrijpen wat ze willen bereiken en om ook persoonlijke doelen te stellen. Als u bijvoorbeeld in de verkoop werkt, moet u vanaf het begin duidelijke doelen stellen, zodat uw werknemers weten waar ze naartoe werken. Dit zal ook de toon zetten van de beoordeling en het geeft je iets om hun prestaties het hele jaar door op te baseren.
2. Geef het hele jaar door feedback
Wanneer een medewerker de beoordelingsruimte binnenkomt, mogen er geen verrassingen zijn. Daarom is het belangrijk om het hele jaar door feedback te geven op zijn prestaties. Je wilt ze drie maanden later niet meer naar hun collega trekken! Het zal ze alleen maar opwinden en ertoe leiden dat ze je managementvaardigheden in twijfel trekken, omdat je niet eerder iets zei.
Als u daarom vóór de beoordeling een probleem ziet, bespreek dit dan met uw werknemer en stel een strategie op om het probleem te verhelpen. Op deze manier kunt u hun voortgang, of gebrek aan vooruitgang, bespreken tijdens de jaarvergadering.
3. Heb een duidelijke structuur
Er moet een duidelijk proces zijn dat managers en medewerkers tussen afdelingen moeten volgen als het gaat om jaarlijkse evaluaties op de werkplek. Alle managers moeten hetzelfde sjabloon van het evaluatieformulier hebben en ze moeten dit aan hun medewerkers uitdelen om ten minste een paar weken voor de geplande vergadering in te vullen, zodat ze dezelfde deadline hebben.
Agenda-uitnodigingen moeten ook naar alle werknemers worden verzonden en er mogen geen wijzigingen of pushbacks plaatsvinden, tenzij er een duidelijke noodsituatie is waaraan moet worden voldaan. Op deze manier weet iedereen wat te verwachten en volgt het juiste protocol.
4. Bereid je voor op de vergadering
Er is niets erger dan onvoorbereid een vergadering ingaan. Je zou tenslotte de leiding moeten hebben over de review en moet een duidelijke structuur hebben van punten die je zou willen maken. Om ervoor te zorgen dat u volledig bent voorbereid, moet u een ontwikkelingsplan uitzoeken op basis van uw aantekeningen van het jaar. Bekijk ook het zelfevaluatieformulier van uw collega en neem delen van hun feedback op in uw evaluatie.
Tijdens de beoordeling
5. Begin met een positieve noot
Op een positieve toon beginnen is altijd een goede methode. Niemand wil te horen krijgen hoe nutteloos ze zijn en dan nog 30 minuten aan de binnenkant blijven zitten en niet luisteren naar alles wat je hebt gezegd. In plaats daarvan is het raadzaam om te beginnen met een eenvoudige vraag als 'Hoe gaat het dit jaar verder?' of door een lijst te maken van alle geweldige dingen die ze hebben bereikt. Als er kritiek is, bewaar deze dan tot later.
6. Verander het in een tweerichtingsgesprek
Een effectieve prestatiebeoordeling vereist een open, tweerichtingsgesprek. U moet voortdurend vragen stellen en verklaringen afleggen die de input van de werknemer vragen. Je zou moeten kunnen begrijpen wat hun denkproces is en of ze zich zorgen maken.
7. Wees niet confronterend
Als er iets negatiefs is dat u moet bespreken, moet u dit op een constructieve manier doen. U moet uw zorgen over een kwestie kenbaar maken en dan manieren vinden om verbeteringen door te voeren. Met andere woorden, begin uw werknemer niet van bepaalde dingen te beschuldigen; vraag hen in plaats daarvan wat ze van een specifieke situatie vinden.
8. Bespreek de balans tussen werk en privé
Het is belangrijk voor uw werknemers om een goede balans tussen werk en privé te hebben, zodat ze zich later niet opgebrand voelen! En welke betere gelegenheid dan een jaarlijkse beoordeling om het te bespreken? Het is een goed moment om hun algehele geluk en toekomstige ontwikkeling te bespreken om een plan voor vooruitgang te maken. Zelfs als het niet voor de nabije toekomst is, is het goed om een einddoel in zicht te hebben.
9. Doe alleen beloften die u kunt nakomen
Ik heb zo vaak gehoord dat managers overbelasten en niet presteren, of het nu gaat om een hoger salaris, een verandering van functie of betere voordelen. En weet je hoe dat allemaal is afgelopen? Terwijl de werknemer zich gedemotiveerd voelt en elders op zoek is naar betere kansen. De moraal van dit verhaal is dat je nooit beloften moet doen. Maak alleen aankondigingen wanneer iets officieel is goedgekeurd door uw manager.
10. Vraag de werknemer om feedback
Omdat het een tweerichtingsgesprek is, moet u de werknemer om feedback over het management vragen. Ze kunnen geldige punten hebben die u over het hoofd hebt gezien. Je kunt vragen wat je hebt gedaan om hun prestaties te helpen of wat ze willen dat je in de toekomst doet. Zorg ervoor dat u de nodige wijzigingen aanbrengt om uw werknemers te laten zien dat ook hun mening ertoe doet!
11. Eindig op een positieve noot
Zorg ervoor dat uw medewerker gemotiveerd en productief de kamer verlaat. Je moet je algemene evaluatie samenvatten en alle punten bespreken waaraan je het komende jaar gaat werken om te verbeteren. In wezen moet u hen het gevoel geven dat ze met u kunnen praten als ze wat begeleiding nodig hebben.
Na de beoordeling
12. Laat ze uw aantekeningen nakijken
Na de evaluatie dient u de werknemer uw exemplaar van het beoordelingsformulier te bezorgen, zodat zij uw aantekeningen kunnen doorlezen en, indien zij akkoord gaan, deze kunnen ondertekenen. Je zou ze moeten aanmoedigen om een kopie te maken, zodat ze er het hele jaar door naar terug kunnen keren.
13. Geef een kopie aan de HR-afdeling
Nadat de werknemer het formulier heeft ondertekend, dient u dit exemplaar door te geven aan de HR-afdeling om in het dossier van de werknemer te bewaren. Dit helpt de afdeling de gegevens te analyseren en eventuele terugkerende patronen op te merken. Dit kan helpen bij het identificeren van gebieden die moeten worden verbeterd, of het nu gaat om aanvullende training of andere managementmethoden.
14. Follow-up van alle acties die u hebt besproken
Als u tijdens de vergadering een actieplan opstelt, moet u zich aan uw belofte houden en wekelijks of maandelijks contact opnemen met de werknemer om ervoor te zorgen dat zij de nodige vooruitgang boeken. Hoe gesneeuwd je ook bent, het is belangrijk om vanaf de beoordeling slots in je agenda in te stellen om ervoor te zorgen dat je je aan je plan houdt. Dit laat de werknemer zien dat u oprecht geïnteresseerd bent om hem te helpen groeien (wat u zou moeten zijn) en zal hem aanmoedigen om het beter te doen.
Al met al wilt u dat de werknemer de kamer verlaat met een tevreden gevoel over zijn prestaties en zijn functie. En als u deze stappen volgt, zou u op de goede weg moeten zijn - zelfs als u een beetje constructieve kritiek moet geven.
Heb je eerder problemen gehad met het uitvoeren van een functioneringsgesprek? Neem dan deel aan het onderstaande gesprek en laat het ons weten.
