Maar het is absoluut geen wandeling in het park.
Als je echt je werkende leven aan iemand anders wilt wijden, zul je meestal niet meteen beschikbaar moeten zijn en de vaardigheden moeten hebben die nodig zijn om in zo'n veeleisende rol te slagen.
Dus als je denkt dat je hebt wat nodig is om als PA te werken en van een bevredigende carrière te genieten, dan is dit alles wat je moet weten over dit lonende carrièrepad.
1. Onderzoek het beroep
Om ervoor te zorgen dat deze lonende carrière geschikt is voor jou, heb je een duidelijk begrip nodig van wat het precies inhoudt. Hieronder staat een overzicht van wat de functie inhoudt, welke vaardigheden je nodig hebt en hoe je werkomstandigheden eruit zullen zien - inclusief salarisverwachtingen.
Functieomschrijving
Als persoonlijke assistent werk je nauw samen met senior medewerkers en voer je alle administratieve taken uit die ze nodig hebben. Maar de rol gaat vaak veel verder dan dat; naarmate je ervaring opdoet, krijg je meer taken toegewezen die ook in de planning van evenementen vallen.
Hoewel taken kunnen variëren, afhankelijk van de gekozen branche en organisatie, is hier een lijst met veelvoorkomende verantwoordelijkheden die een PA moet vervullen:
- telefoongesprekken screenen, e-mails beantwoorden en vragen beantwoorden
- het beheren en organiseren van de werkgeverskalender en het organiseren van vergaderingen
- het organiseren en onderhouden van kantoorsystemen
- notuleren van vergaderingen
- reisarrangementen maken
- gastvrij zijn voor bezoekers
- omgaan met rekeningen
- het bijwonen van industrie-evenementen
- archiveren en uitvoeren van andere kantoorwerkzaamheden
- presentaties en rapporten samenstellen
- algemene boodschappen doen.
Essentiële vaardigheden en kwaliteiten
Een persoonlijke assistent zijn kost veel uithoudingsvermogen en een sterke persoonlijkheid, omdat je onder druk en strakke deadlines moet werken, terwijl je tegelijkertijd andere taken moet beheren.
De belangrijkste vaardigheden en kwaliteiten die u moet bezitten, worden hieronder beschreven.
- Organisatievaardigheden: Georganiseerd zijn is de belangrijkste vaardigheid die u nodig hebt als uitvoerend secretaresse of persoonlijk assistent; u moet niet alleen uw eigen taken uitvoeren, maar ook die van uw manager.
- Interpersoonlijke en communicatieve vaardigheden: als een persoonlijke assistent heb je te maken met een aantal verschillende mensen en persoonlijkheden, wat betekent dat je ze op een professionele manier moet kunnen hanteren. Zowel schriftelijke als mondelinge communicatieve vaardigheden zijn cruciaal om de juiste woorden en maniertjes te kunnen verwoorden.
- Tijdbeheer: als directiesecretaresse beheert u niet alleen uw eigen planning, maar ook uw werkgever. En er wordt van je verwacht dat je van de ene taak naar de andere springt en jongleert met een zware werklast die op zijn beurt geweldige vaardigheden voor tijdbeheer vereist.
- Betrouwbaarheid: als persoonlijke assistent wordt van u verwacht dat u een hoge mate van geheimhouding heeft. U krijgt zeer vertrouwelijke informatie te horen en moet discreet zijn op de werkplek. Als je baas je niet kan vertrouwen, kun je niet groeien en groeien binnen de functie en organisatie.
- Kalme natuur: je moet veel geduld hebben, vooral als je te maken hebt met een vurig karakter of een veeleisende beroemdheid. Je moet ook de vaardigheden hebben om situaties onschadelijk te maken en je baas te kalmeren wanneer ze in paniek raken.
- Flexibiliteit en aanpassingsvermogen: hoewel je misschien je eigen manier hebt om dingen voor elkaar te krijgen, is het in deze branche goed om je aan te passen aan de manier van werken van je baas.
Werktijden en voorwaarden
PA's zijn voornamelijk gevestigd in een kantoor en werken meestal tot 40 uur per week, van maandag tot vrijdag. Van velen wordt echter verwacht dat ze hun telefoon en e-mails beantwoorden in het weekend, zodat ze nooit echt hun werklast kunnen uitschakelen.
Er wordt ook van je verwacht dat je voor je werk reist en dat je mogelijk 's avonds evenementen in de branche en andere opwindende netwerkmogelijkheden moet bijwonen.
Salarisperspectieven
Het salaris van een persoonlijke assistent is afhankelijk van de branche, het bedrijf en uw ervaringsniveau. Als je net begint, kun je verwachten ongeveer £ 18.000 ($ 23, 150) te verdienen. Naarmate u meer ervaring opdoet, kunt u tot £ 50.000 ($ 64.300) verdienen als senior executive assistent.
Werkvooruitzicht
Er is veel vraag naar betrouwbare persoonlijke assistenten. En als je hard werkt, kun je doorgroeien naar een hoger niveau, voor taken en verantwoordelijkheden. U kunt ook worden gepromoveerd tot managementniveau als u belangrijke leiderschapsvaardigheden toont.
2. Download de kwalificaties
Er zijn geen vaste vereisten om een persoonlijke assistent te worden; u moet alleen een bewezen staat van dienst hebben in een administratieve rol. Je moet ook bewezen Engelse en wiskundige vaardigheden hebben in de vorm van een GCSE met een cijfer tussen A * en C.
Een HND of een zakelijke graad kan voordelig zijn, vooral als het voor uw eerste kantoorbaan is, net als een taalkwalificatie, die u zou kunnen gebruiken om te communiceren met klanten en partners die zich in het buitenland bevinden.
3. Land je eerste baan
Om je eerste baan als PA te krijgen, moet je eerdere werkervaring hebben in een administratieve rol. Je kunt dit doen door vrijwilligerswerk te doen, parttime als receptioniste te werken terwijl je studeert of door een stage te lopen.
Je hebt ook een zorgvuldig geschreven CV nodig dat je overdraagbare vaardigheden belicht en een sollicitatiebrief die aangeeft hoe scherp en flexibel je bent bij het solliciteren naar geschikte functies.
Om beschikbare vacatures te vinden, kunt u zoeken naar grote vacaturesites zoals Indeed en LinkedIn, evenals sociale media.
4. Ontwikkel je carrière
Vooruitgang als een persoonlijke assistent is iets anders dan je traditionele functie. U ontvangt waarschijnlijk een hoger salaris, extra verantwoordelijkheden en belangrijkere projecten.
Je zou kunnen werken als uitvoerend assistent (ook voor persoonlijke zaken) of in de rang klimmen en zelf manager worden.
Als je op dit gebied vooruitgang wilt boeken, moet je goed letten op trends in de sector en je vaardigheden blijven ontwikkelen door cursussen te volgen en te streven naar projecten die buiten je normale comfortzone vallen.
Je bouwt ook een geweldige lijst met contacten op via de vele netwerkevenementen die je zult bijwonen. Het is van vitaal belang dat u deze relaties gaande houdt en in contact blijft met de mensen die u ontmoet - u weet nooit wanneer u een helpende hand nodig hebt!
Persoonlijk assistent zijn is niet de gemakkelijkste klus, maar wie wil er trouwens gemakkelijk zijn? Het is een lucratieve carrière die je scherp houdt en ervoor zorgt dat geen twee dagen hetzelfde zijn.
Lijkt deze baan de perfecte match voor jou? Neem dan deel aan het onderstaande gesprek en laat ons uw mening weten ...
