Als dit klinkt alsof je het leuk vindt om in elke situatie de go-to-person te zijn, lees dan verder om erachter te komen wat deze rol eigenlijk inhoudt en hoe je een ideaal CV voor een officemanager kunt creëren.
1. Onderzoek het beroep
Als je een carrière in dit beroep wilt nastreven, is het belangrijk om erachter te komen wat je verantwoordelijkheden zijn en in wat voor soort werkomgeving je je bevindt, en of je hebt wat nodig is
Functieomschrijving
De taken van een officemanager lopen sterk uiteen, maar zijn vooral verantwoordelijk voor het organiseren van en toezicht houden op de werkzaamheden van het kantoorpersoneel. Ze zorgen ervoor dat alles soepel verloopt, inclusief de netheid van de faciliteiten, de voorraadniveaus van kantoorvoorraden en de planning van leveranciersevenementen en jaarlijkse vergaderingen.
Naast vele andere taken zijn officemanagers over het algemeen verantwoordelijk voor:
- Het organiseren en onderhouden van de bedrijfskalenders, die het plannen van vergaderingen voor medewerkers op directieniveau omvat, evenals kalenderevenementen voor het hele kantoor.
- Het regelen en beheren van correspondentie in en buiten het kantoor, inclusief post en belangrijke pakketten. Dit omvat ook het behandelen van ontbrekende pakjes of klachten namens het kantoorpersoneel.
- Coördineren van transport- en verblijfsregelingen voor bedrijfsleiders voor werkgerelateerde reizen.
- Het bijhouden van de voorraad briefpapier en inrichting van het kantoor.
- Toezicht houden op en toezicht houden op het werk van het administratieve team, inclusief secretaresses en bedienden. Begeleiding en taken delegeren waar nodig.
- Beheer van budgetten voor kantooraankopen, alles inkappend van stationair, koffie en thee tot onderhoud en IT-uitgaven.
- Assisteren bij de voorbereiding en uitvoering van bestuursvergaderingen, inclusief het opstellen en verspreiden van agenda's, evenals notulen.
- Beheer van het papieren en online archiefsysteem om ervoor te zorgen dat alle documenten correct worden opgeslagen.
- Ontwikkeling van procedures en implementatie van nieuwe systemen voor alle medewerkers om te volgen.
- Nieuwe werknemers helpen zich te vestigen en een deel van de introductie te doen door hen de apparatuur te geven die ze nodig hebben om hun werk te doen.
- Regelmatig testen van elektrische apparatuur.
- Coördineren en plannen van evenementen voor het hele bedrijf, zoals kerstfeestjes, jaarballen, enz
- Presentaties of brieven voorbereiden voor managers en leidinggevenden binnen het bedrijf.
Essentiële vaardigheden en kwaliteiten
Om een succesvolle officemanager te zijn, zijn er bepaalde vaardigheden en kwaliteiten die u moet hebben. Ze omvatten meestal het volgende:
- Communicatieve vaardigheden: omdat u te maken hebt met een enorme hoeveelheid mensen, van collega's tot senior management, klanten en leveranciers, moet u effectief kunnen communiceren tussen hen allemaal.
- Aandacht voor detail: je moet alles kunnen analyseren en ervoor zorgen dat je geen achteloze fouten maakt. Aandacht voor detail is van cruciaal belang bij het werken aan belangrijke rapporten en documenten.
- Leiderschapsvaardigheden: aangezien u de leiding hebt over de coördinatie van het administratieve team, hebt u belangrijke leiderschapsvaardigheden nodig om te delegeren en te sturen.
- Analytische vaardigheden: u bent verantwoordelijk voor budgetten en onderhoud, wat betekent dat u moet kunnen beoordelen waar het bedrijf te veel geld uitgeeft en wat u kunt doen om kosten te besparen en geld te besparen.
- Organisatorische vaardigheden: u moet van een aantal verschillende taken afstappen en moet alles op orde kunnen houden tijdens het multitasken.
- IT-vaardigheden: u moet veel kennis en praktijk hebben van het gebruik van Microsoft Office Suite en Outlook.
- Interpersoonlijke vaardigheden: een officemanager moet het vermogen hebben om moeiteloos te praten tussen mensen uit alle lagen van de bevolking, ze moeten een aanspreekbaar en vriendelijk karakter hebben.
- Tijdmanagementvaardigheden: als officemanager beheert u niet alleen uw eigen planning, maar ook die van anderen, daarom heeft u geweldig tijdmanagement nodig. U moet volgens uw dagelijkse planning kunnen werken en uw taken tijdig kunnen uitvoeren.
- Probleemoplossende vaardigheden: omdat u verantwoordelijk bent voor een soepele werking van het kantoor, moet u snel kunnen nadenken en oplossingen bedenken - snel!
Werktijden en voorwaarden
Als je op zoek bent naar een set van 9-5 uur, dan is dit beroep bij de receptie ideaal voor jou! Je werkt meestal een week van 35-40 uur, inclusief een lunchpauze van een uur. Het kan voorkomen dat u overuren moet doen, maar dat is afhankelijk van de organisatie waarvoor u gaat werken. Het is belangrijk om flexibel te blijven in het geval van een last-minute noodgeval, dat u verantwoordelijk bent voor de afhandeling. Je bent tenslotte de go-to-person op kantoor!
Salarisperspectieven
Zoals bij elke andere functie, zal het salaris van bedrijf tot bedrijf variëren, afhankelijk van eerdere ervaring, kwalificaties en locatie. Het gemiddelde salaris volgens PayScale in de VS is echter $ 46, 156 en £ 24, 327 in het VK. Er is natuurlijk ruimte voor vooruitgang als je eenmaal meer ervaring hebt in de functie en je een salarisverhoging verwacht, jaar op jaar.
2. Download de kwalificaties
Om in een kantoormanagementfunctie te werken, heb je minimaal een middelbare schooldiploma nodig, inclusief A-niveaus in wiskunde, Engels en zakelijk. Over het algemeen wordt geadviseerd om een bachelordiploma of gelijkwaardig te behalen in bedrijfskunde, bedrijfskunde, boekhouding of human resource management, wat een duidelijk beeld geeft van hoe de organisatie als geheel zal werken.
Als alternatief kunt u managementcertificeringen voltooien; de International Facility Management Association biedt de CFM (gecertificeerde facility manager) aan voor diegenen die graag manager willen worden. Als u besluit om actief lid te worden, moet u om de drie jaar een examen afleggen en educatieve activiteiten voltooien.
3. Land je eerste baan
Zonder een paar jaar ervaring in een administratieve functie onder uw riem, is het zeer onwaarschijnlijk dat u meteen in de functie van officemanager springt. In plaats daarvan moet u een bewezen staat van dienst hebben op het gebied van tijdbeheer, leiderschapskwaliteiten en algemene kantoorwerkzaamheden - alle belangrijke componenten van het ideale CV voor de officemanager.
Een stage zou een goed startpunt zijn voor een baanzoeker die een baan zoekt zonder hoger onderwijs. Hierdoor kunt u praktijkervaring opdoen in een kantooromgeving en zal dit waarschijnlijk leiden tot een fulltime functie.
Als alternatief kunt u solliciteren voor administratieve assistentrollen, waarbij u de officemanager helpt met dagelijkse taken waarmee u de carrièreladder binnen uw organisatie kunt beklimmen.
4. Ontwikkel je carrière
Om officemanager te worden, hebt u waarschijnlijk al een aantal jaren ervaring opgedaan in uw vakgebied, voordat u doorgaat naar het niveau van manager.
Als je eenmaal in die positie bent, zijn er echter nog steeds mogelijkheden voor verdere groei. U kunt meer verantwoordelijkheid op u nemen en een groter team, een extra kantoor leiden of in een hogere functie werken. U kunt bijvoorbeeld overstappen van het beheer van het inhoudsteam naar de hele marketingafdeling.
Als je denkt dat je hebt wat nodig is om een team effectief te managen en een echte bijdrage te leveren aan een kantoor en de processen, dan is een carrière als officemanager ideaal voor jou. U zult niet alleen de fysieke resultaten van uw harde werk zien, maar u zult ook belangrijke relaties in het proces aangaan.
Bent u een administratief medewerker en wilt u officemanager worden? Zo ja, laat ons in het onderstaande gedeelte weten welke stappen u neemt om uw doelen te bereiken.
