Terwijl de moderne werkplek blijft evolueren, groeit ook de delicate kunst van projectmanagement. De dagen van het verplaatsen van post-it-notities over whiteboards zijn voorbij. bedrijven zijn nu op zoek naar de meest efficiënte en kosteneffectieve tools, omdat ze proberen hun workflow te stroomlijnen en meer uit minder te doen halen.
Projectmanagementsoftware vinkt al deze vakjes aan. Ongeacht het bedrijf of de bredere industrie, het kan eenvoudig worden aangepast en aangepast om aan de eisen van elke organisatie te voldoen. Maar natuurlijk kunnen sommige teams aarzelend zijn. Weerstand tegen verandering is van menselijke aard, en wanneer er winstmarges op de uitkomst zijn, vragen bedrijven zich eerder af waarom ze een bepaald hulpmiddel zouden moeten gebruiken.
De vele voordelen van het gebruik van speciale software zouden deze angsten echter moeten wegnemen. In dit artikel zullen we enkele van deze voordelen bekijken en de positieve effecten bespreken die ze op uw bedrijf kunnen hebben. Dus lees verder ... tenzij je een overschot aan post-it notes hebt die de opslagruimte overspoelen ...
1. Gemakkelijkere samenwerking
Veel taken overlappen afdelings- en locatiegrenzen en soms kan het voor elk teamlid moeilijk zijn zich bewust te zijn van wat er buiten hun directe cirkel gebeurt. Gelukkig ontkent een projectmanagementtool dit probleem meteen; Wrike biedt bijvoorbeeld een live activiteitenstroom waarmee andere teamleden weten waar u mee bezig bent, terwijl er ook een instant messaging-functie is voor eventuele zeurende vragen.
Als gevolg hiervan kunnen teams dankzij de snelle en realtime aard van een op software gebaseerde service naadloos samenwerken, waardoor mogelijke communicatieproblemen worden vermeden. Het kan ook een einde maken aan die woedende 'update'-vergaderingen om ieders vooruitgang te vergaren; een bijzonder handig voordeel wanneer tijd - en geduld - weinig kost.
2. Betere planning
Het bijhouden van mijlpalen in een project kan lastig zijn, vooral omdat elk teamlid moet weten wat moet worden voltooid en wanneer. Om dit tegen te gaan, kan collaboratieve software duidelijke en gemakkelijk te volgen Gantt-grafieken van de projecttijdlijn gebruiken, die vervolgens voortdurend kunnen worden bijgewerkt. Dit is zeer nuttig wanneer dingen onvermijdelijk in een oogwenk veranderen en middelen moeten worden verschoven.
Het stelt virtuele managers ook in staat om instructies op een duidelijke en toegankelijke manier te implementeren, individuele taken visueel weer te geven en iedereen met één klik op de knop te laten weten waar ze aan toe zijn. Dit zorgt ervoor dat onder de algemene chaos van een druk project, slechte organisaties niet kunnen worden gebruikt als excuus voor het missen van een deadline.
3. Betere communicatie met klanten
We zijn er allemaal geweest: de 10.00 uur telefonische vergadering met de klant die eigenlijk begint om 10.15 uur vanwege het gebrek aan beschikbare kamers (gevolgd door nog eens 15 minuten vertraging omdat de klant de verkeerde inbel heeft gekregen). Naast dat je er minder professioneel uitziet, is het ook een ineffectief en tijdrovend proces.
Met online cloud-gebaseerde software hoeft deze saga niet te gebeuren. Klanten hebben toegang tot uw toewijzingsbord en kunnen gemakkelijk uw voortgang zien; ze kunnen vervolgens feedback geven en wijzigingen aanbrengen in de relevante gebieden - ze hebben alleen een wachtwoord en een gebruikersnaam nodig. In het algemeen schema resulteert dit in een veel efficiënter gebruik van de tijd van jou en de klant.
4. Taken gemakkelijker delegeren
Voor managers kan het enorm tijdrovend zijn om taken aan particulieren uit te delen, vooral bij grotere projecten met andere afdelingen en locaties. In plaats van elke persoon één voor één te briefen, kan de taak in plaats daarvan eenvoudig in de projecttijdlijn worden ingevoegd en aan het relevante teamlid worden toegewezen, samen met grondige instructies.
Dit maakt het leven eenvoudiger voor het hele team, dat eenvoudig de software kan controleren om te zien wat ze moeten doen en wanneer het moet gebeuren - een effectieve en tijdbesparende winst voor iedereen.
5. Budgetbeheer
Dit is nog een bonus van een flexibel en multifunctioneel softwaresysteem, met name voor managers die de kosten van een project in de gaten moeten houden en ervoor moeten zorgen dat het niet uit de hand loopt. Door feitelijk meetbaar bewijs te hebben van welke werknemer wat heeft gedaan, en voor hoeveel uren, kunnen degenen die het budget beheersen de kosten in realtime zien en identificeren waar te veel geld wordt uitgegeven.
Dit kan op zijn beurt beslissingen in de toekomst meebrengen, waardoor managers waar nodig kunnen tweaken of uren anders kunnen toewijzen. Het belang om fiscaal verantwoordelijk te zijn, wordt vaak over het hoofd gezien als de focus stevig op het project zelf ligt, en dit is een van de subtielere voordelen van het gebruik van een betrouwbaar projectbeheertool.
6. Documenten delen en toegang
Een van de extra voordelen van alles gecentraliseerd op één plek is dat gebruikers meer controle hebben over documenten. Afgezien van het feit dat ze niet verloren of misplaatst kunnen zijn, biedt het systeem gebruikers ook de mogelijkheid om wijzigingen of inzendingen te volgen, wat resulteert in meer verantwoordelijkheid en transparantie over wie wat in een bepaald document heeft gewijzigd.
Het is ook praktisch, omdat teamleden gemakkelijk documenten kunnen vinden zonder dat ze door gedeelde schijven moeten slepen of om koppelingen moeten vragen. Dit is vooral handig wanneer een gebruiker wacht op een bijgewerkte versie van een bestand of wanneer u zich op het laatste moment in een clientvergadering bevindt en snel toegang nodig hebt.
abonneren
Meld u aan voor onze nieuwsbrief voor meer geweldige inhoud en ontvang 20% KORTING op onze carrière-test!
abonneren7. Gestandaardiseerde processen
Zoals reeds vermeld, is een van de belangrijkste voordelen van projectbeheersoftware dat iedereen op dezelfde pagina komt. Dit geldt ook voor uw processen, aangezien iedereen dezelfde informatie moet verstrekken en dezelfde sjablonen moet gebruiken bij het maken en bewerken van documenten.
Hoewel dit misschien oppervlakkig klinkt, is het belangrijk om alles te standaardiseren en ervoor te zorgen dat elk document er hetzelfde uitziet en aanvoelt. Naast dat het professioneler lijkt, helpt het ook om consistentie en eenheid over de hele linie te creëren, omdat iedereen op dezelfde manier werkt.
8. Integreer nieuwe teamleden
Halverwege iemand meenemen naar een project kan een ontmoedigende ervaring zijn voor beide partijen, omdat een schat aan informatie en context in zeer korte tijd moet worden uitgelegd en geleerd. Met een eenvoudig te gebruiken tool kunnen nieuwe toevoegingen aan het team de voortgang van het project vanaf het begin duidelijk bekijken, evenals eventuele richtingveranderingen onderweg. Dit betekent dat ze moeiteloos kunnen toetreden tot het team, minimale integratie vereisen en direct een effectieve bijdrage kunnen leveren.
9. Werken op afstand
Veel topbedrijven bieden nu flexibel en op afstand werken; collaboratieve software stelt werknemers in staat om dit effectief te doen, zonder los te raken van het team.
Dit komt omdat projectmanagers erop kunnen vertrouwen dat taken nog steeds worden uitgevoerd zonder fysiek te hoeven controleren, terwijl gebruikers thuis alle middelen binnen handbereik hebben; alles wat nodig is, is een betrouwbare internetverbinding. Op een steeds progressievere werkplek die openstaat voor verandering, zal deze manier van werken in de nabije toekomst waarschijnlijk algemener worden - met deze software centraal.
Zoals u kunt zien, zijn de voordelen van het gebruik van projectbeheertools onbetwistbaar. Wanneer we worden geconfronteerd met complexe taken die bestaan uit een groot, vaak verspreid personeelsbestand, is de onmiddellijke zorg hoe om te gaan met organisatie, delegatie en communicatie. Synergetische software lost deze problemen gemakkelijk op.
Door voor de logistiek te zorgen, kunnen managers zich concentreren op het daadwerkelijk leiden van het project, terwijl werknemers precies weten wat ze moeten doen en wanneer; hierdoor wordt het proces moeiteloos en kan een positief eindresultaat naar tevredenheid van alle partijen worden geleverd.
Door middel van software van wereldklasse heeft Wrike enkele van de meest herkenbare bedrijven ter wereld in staat gesteld en blijft het innovatieve oplossingen creëren. Van planning tot levering, met hun tool kunnen bedrijfsteams hun projectdoelen bereiken via een eenvoudig te gebruiken en logische interface; hun geavanceerde software wordt nu door meer dan 15.000 organisaties wereldwijd gebruikt.
