De waarheid is dat het niet zo moeilijk is om deze overdraagbare vaardigheid te ontwikkelen, en als je het eenmaal onder de knie hebt, kun je zelfs de meest uitdagende tijden doorstaan en efficiënter worden in het proces.
Het enige dat u hoeft te doen, is een paar aanpassingen aan uw normale schema maken, en we hebben de stappen vermeld die u moet volgen om uw doel te bereiken om beter georganiseerd te worden.
1. Maak een plan
Zonder adequate planning zullen bepaalde details waarschijnlijk door de scheuren vallen. Dus waar u ook aan werkt, het is belangrijk om tijd te besteden aan het uitzoeken welke hulpmiddelen en middelen nodig zijn, hoeveel tijd nodig is om de taak uit te voeren en wat de juiste strategie is om te volgen.
Dit geldt ook voor je carrièredoelen. Stel dat u voor het einde van het jaar een promotie wilt. Om het te laten gebeuren, moet je bewijzen waarom je het verdient en dat je over alle benodigde professionele vaardigheden beschikt - dus stel jezelf een aantal haalbare doelen om naar toe te werken en je gemotiveerd te houden gedurende het hele jaar.
2. Maak een takenlijst
Maak dagelijks een nieuwe takenlijst met alle dingen die je voor de dag moet doen (zelfs als het iets eenvoudigs is, zoals archiveren of boodschappen doen). Door dit te doen, vergeet je niets en voel je je ook productiever als je de taken aanvinkt die je hebt voltooid.
Om dingen naar het volgende niveau te brengen, prioriteert u de items op uw lijst van hoge naar lage prioriteit. U kunt dit doen door items met kleurcodering of nummering, zodat u weet welke u eerst moet voltooien. Wat dat betreft is het soms gemakkelijker om je lijst aan het einde van de dag voor de volgende dag voor te bereiden - op die manier kun je meteen aan de slag zodra je wakker wordt.
3. Maak notities in vergaderingen
Als u zich in een andere saaie werkvergadering bevindt, denkt u misschien dat u geen aantekeningen hoeft te maken en dat u zich gewoon alles zult herinneren wat is besproken. Maar laten we eerlijk zijn: zodra je de kamer verlaat, vergeet je meteen wat het hele punt van de ontmoeting was om mee te beginnen.
Het maken van aantekeningen helpt je op de lange termijn, vooral als je baas je adviseert over instructies voor het voltooien van een specifiek project. Op die manier hoef je ze niet lastig te vallen met vragen (die waarschijnlijk al in de vergadering zijn behandeld) en kun je effectief aantonen hoe georganiseerd en proactief je bent.
4. Gebruik een dagboek
Een jaarlijks dagboek of kalender kan je echt helpen om je gedachten samen te brengen en georganiseerd te krijgen. Gebruik het om afspraken te plannen, een wekelijks voedselmenu te maken en al uw taken op te schrijven, en tijden aan elke gebeurtenis toe te wijzen om ervoor te zorgen dat u het beste uit uw dag haalt. Dat gezegd hebbende, is het zeer waarschijnlijk dat uw dag niet precies zal verlopen zoals gepland (er kan bijvoorbeeld een last-minute verandering komen die uw dringende aandacht nodig heeft), dus neem wat tijd voor noodgevallen.
5. Ruim je hersenen op
Het is geen geheim dat stress op de werkplek u ervan weerhoudt uw werk te doen. Je zult alleen onnodig tijd verspillen met je zorgen maken over dingen. Daarom is het belangrijk dat je je hersens opruimt en één taak tegelijk uitvoert - en niet probeert te multitasken en teveel in één keer te volbrengen.
Je kunt ook 's ochtends proberen te mediteren om van stress en negatieve gedachten af te komen. Uit een recent onderzoek naar de invloed van mindfulness en stress op de werkplek is zelfs gebleken dat deelnemers na zeven weken meditatie een verhoogde toename van het bewustzijn vertoonden.
6. Investeer in opslagmappen
Het is verbazingwekkend wat een impact een paar stukjes briefpapier kunnen hebben op je psyche en je algehele organisatie. Of het nu voor uw huis, klaslokaal of kantoor is, investeren in enkele opslagbakken, mappen en laden om uw spullen te scheiden, zorgt ervoor dat u zich meteen beter voelt.
7. Label uw documenten
Wat is het nut van nieuwe en glanzende bestanden als je niet weet wat erin zit? Om echt de voordelen van uw nieuw georganiseerde bureau of kasten te benutten, gebruikt u etiketten om te identificeren wat zich in elk van de opslagbakken bevindt. Op die manier bespaart u tijd door stapels kladpapier of dozen kleding te doorzoeken om de items te vinden die u nodig hebt.
8. Heb een 'To-Do' en een 'Done' stapel
Als u met een aantal verschillende taken tegelijk te maken hebt, kan het ongelooflijk nuttig zijn om twee afzonderlijke laden te houden (een voor taken die moeten worden uitgevoerd en een andere voor taken die al zijn voltooid). U kunt zelfs taken in de 'te doen' lade scheiden met doorzichtige bladen, zodat u weet hoeveel er nog moeten worden uitgevoerd.
9. Maak uw eigen archiveringssysteem
Een goed persoonlijk archiveringssysteem is essentieel voor elke professional. U kunt bijvoorbeeld bestanden met submappen maken en uw documenten op categorie scheiden: facturen, kwitanties, doktersnota's, contracten, projecten, enz. Afhankelijk van uw levensstijl heeft u uw eigen voorkeursmethode, of deze nu op papier is of door gebruik van elektronische apparaten.
10. Organiseer uw bureaublad
Als u zich schuldig maakt aan een rommelig bureaublad, is het tijd om te sorteren. Sleep losse documenten naar gecategoriseerde mappen. U kunt het systeem zelfs op uw gedeelde server rangschikken. Als er bijvoorbeeld een handleiding is die uw collega's of klasgenoten allemaal volgen, maar de bestanden worden overal opgeslagen, kunt u ze ordenen in één overzichtelijke map die voor iedereen gemakkelijk te vinden is.
11. Gooi overbodige items weg
We zijn allemaal schuldig aan het hamsteren van items die we niet nodig hebben, of het nu een lege deodorantfles is aan de achterkant van onze tekening of afdrukken van twee jaar geleden.
Het is tijd om van al die onnodige rommel af te komen en een schonere werkruimte of thuis te hebben. Wijs aan het einde van de dag elke vrijdag een half uur toe om onnodige items weg te gooien en georganiseerd te worden, zodat u klaar bent om opnieuw te beginnen tegen de tijd dat maandag terugkomt.
12. Gebruik Tech Tools
In het digitale tijdperk van vandaag zijn er duizenden apps die zijn ontworpen om ons te helpen geconcentreerd en georganiseerd te blijven. Als u liever technologische apparaten gebruikt, kunt u een paar apps gebruiken om u op het goede spoor te houden. Enkele geweldige aanbevelingen zijn Evernote voor uw takenlijsten, Beep Me voor het instellen van herinneringen (alleen iOS), TripIt voor het maken van reisarrangementen en Last Time voor het bijhouden van al uw taken.
13. Beheer uw tijd
Je tijd effectief kunnen beheren is een van de handigste vaardigheden die je in je leven hebt. Als je jezelf een bepaalde hoeveelheid tijd geeft om een van je taken te voltooien, kun je onnodige uren van je dag inkorten.
Dus in plaats van te klagen dat je 'niet genoeg uren op de dag hebt', kun je die uren nu verstandig gebruiken en ervoor zorgen dat je het grootste deel van wat je wilt gaan doen, zo niet alles, hebt voltooid.
14. Wees een vroege vogel
Je zult waarschijnlijk meer uit je dag halen als je vroeg wakker wordt. Dus in plaats van om 08:30 uur uit bed te rollen wanneer je om 9 uur op kantoor of in de klas moet zijn, waarom zou je dan niet wat eerder wakker worden? Je zult in staat zijn om een goed ontbijt te krijgen en misschien zelfs een snelle training erin te persen. Niet alleen zal dit ervoor zorgen dat je wakker en vol energie bent, maar het zal je ook voorbereiden op de komende dag.
15. Leer delegeren
Goed kunnen delegeren is een verworven vaardigheid die veel professionals missen. U moet vaststellen welke vaardigheden uw tijdgenoten hebben en hoe deze kunnen worden gebruikt om de beste resultaten voor het hele team te bereiken. Onthoud: hoewel je misschien alles zelf wilt doen, is het niet productief. Iemand in uw team is misschien zelfs beter ervaren in het uitvoeren van bepaalde taken, zodat u zich kunt concentreren op andere belangrijke zaken.
Wat zijn je favoriete tips en trucs om je te organiseren? Doe mee aan het onderstaande gesprek om ons te laten weten ...
