Je zou de persoon aan de ontvangende kant kunnen demotiveren en ze zich slechter kunnen laten voelen dan voorheen. En u wilt uw teamleden niet dwingen om nu te stoppen met hun baan?
Om u te helpen effectief constructieve feedback te geven - of dit nu tijdens een prestatiebeoordeling is of vanwege recente gebeurtenissen - kunnen de volgende 10 voorbeelden worden gebruikt voor elk scenario waarin u zich bevindt.
1. Oplossingen gebaseerde feedback
Het is allemaal goed en wel om mensen te vertellen dat ze het niet goed doen, maar biedt u daadwerkelijk oplossingen voor het probleem - of smijt u ze gewoon neer?
Als het dat laatste is, biedt u geen echte inhoud aan uw kritiek en klopt u zeker het vertrouwen van uw werknemer.
Als iemand in uw bedrijf bijvoorbeeld een slechte reactie op een zeer belangrijke klant heeft geschreven, vertel hem dan niet gewoon dat het niet goed genoeg was. Geef in plaats daarvan degelijk advies dat hen zal helpen voorkomen dat ze in de toekomst opnieuw dezelfde fout maken:
'Ondanks uw inspanningen moet dit antwoord nog worden herzien. Je moet ervoor zorgen dat er een vriendelijkere toon is en dat je gedetailleerde uitleg geeft waarom we geen premium dinerervaring kunnen bieden. Wat je hebt geschreven is vaag. Stel iets samen en stuur het naar mij zodat we het samen kunnen doornemen voordat u het doorstuurt naar de klant. '
2. Feedback over taakprestaties
Feedback over de prestaties is een van de belangrijkste onderwerpen om met een medewerker te bespreken. Hier kunt u uw werknemers echt motiveren om meer te bereiken of hen laten weten dat ze niet aan alle verwachtingen voldoen.
Laten we zeggen dat een werknemer zijn doelstellingen voor de maand niet haalt. In plaats van een angstaanjagende tactiek te gebruiken als: 'Als je de doelen van volgende maand niet haalt, word je ontslagen' (wat ze alleen maar uitschakelt), zeg je iets als: 'Ik zie dat je dat niet bent je doelen bereiken. Is er een reden waarom? Wilt u dat verdere trainingssessies iets bespreken dat u misschien hebt gemist? '
Door uw teamlid te laten zien dat u oprecht geïnteresseerd bent in hun progressie, zullen ze meer geneigd zijn om harder te werken en het beter te doen dan voorheen.
3. Feedback aanmoedigen
Bemoedigende opmerkingen kunnen werknemers een goede boost van zelfvertrouwen geven en het kan het teammoreel verbeteren. Als je het gevoel hebt dat iemand het goed doet, wacht dan niet tot zijn of haar beoordeling. Doe het in plaats daarvan wanneer het vers in uw gedachten is, zodat uw werknemer weet dat ze worden gewaardeerd.
Als een teamlid het initiatief zou nemen en een heel project zou leiden, zou je bijvoorbeeld kunnen zeggen: 'Ik ben echt onder de indruk van de manier waarop je het XYZ-project leidde - de taken die je aan iedereen delegeerde waren nauwkeurig en maakten goed gebruik van ieders vaardigheden. Ga zo door!'
4. Gedragsfeedback
Wanneer een werknemer zich begint op te stellen en over het algemeen een slechte houding heeft, moeten ze daarover worden ingelicht. De manier waarop u deze informatie verstrekt, is echter van cruciaal belang - u wilt niet dat ze de rug toekeren en nog defensiever worden. Wat je wel wilt doen, is proberen het slechte gedrag onschadelijk te maken.
Stel dat u hebt opgemerkt dat uw teamlid naar een klant snauwde. Het is natuurlijk onaanvaardbaar, maar schreeuwen naar hen brengt je nergens.
Probeer in plaats daarvan deze aanpak: 'Ik heb gemerkt dat je onlangs een klant hebt benaderd. Hoewel het heel moeilijk kan zijn als je te maken hebt met een boze klant, moet je onthouden dat de klant altijd op de eerste plaats komt. Moeten we een vergadering organiseren waar we verschillende scenario's kunnen doorlopen waarmee u mogelijk te maken krijgt, zodat u de volgende keer beter bent uitgerust om ermee om te gaan? '
5. Feedback voor het hele team
Soms is het gemakkelijker om je op de situatie te concentreren dan op de mensen die erbij betrokken zijn. In dergelijke gevallen moet je je constructieve kritiek richten tot het hele team (zonder vingers te wijzen) en laten zien hoe de acties het hele team hebben beïnvloed.
Laten we zeggen dat bijvoorbeeld een paar teamleden te laat zijn met het voltooien van hun deel van een project, en als gevolg daarvan de algehele uitkomst hebben vertraagd. Misschien heeft iedereen aan een spreadsheet gewerkt en de contactgegevens van bepaalde services bijgewerkt voordat het seizoen begint. Maar omdat een paar werknemers hun deel niet hebben gedaan, is het seizoen al begonnen en heb je nog steeds niet de juiste informatie om de werklast van iedereen een beetje gemakkelijker te maken.
In dit geval moet u de situatie aan het hele team kenbaar maken en uitleggen waar het probleem is en hoe, als iedereen samenwerkte, zij betere resultaten hadden kunnen bereiken.
6. Loopbaanfeedback
Constructieve feedback hoeft niet per se negatief te zijn. Als uw werknemer het goed doet, moet u zijn positieve punten aangeven en hoe hij moet blijven groeien en ontwikkelen.
Als Jane geweldig werk heeft geleverd om nieuwe starters te helpen, zou je bijvoorbeeld kunnen zeggen: 'Jane, ik zie geweldige leiderschapsvaardigheden in je - je hebt tijd gereserveerd om nieuwe starters te trainen en te helpen wanneer je dat niet deed' t moet. Heb je er ooit aan gedacht om naar een hogere functie te gaan? '
7. Feedback op basis van vaardigheden
Niemand is perfect en we hebben allemaal gebieden waarop we onze hele loopbaan kunnen verbeteren. Er zijn echter momenten waarop medewerkers dit mogelijk niet herkennen, en u moet hen hierop misschien wijzen. Dit betekent natuurlijk niet dat ze op hun fouten wijzen, maar eerder laten zien hoe je bereid bent om hen te helpen groeien.
Als een medewerker bijvoorbeeld geen aandacht heeft voor detail en regelmatig achteloze fouten maakt, breng hem dan op een niet-bedreigende manier onder de aandacht. Je zou kunnen proberen te zeggen: 'Ik ben echt onder de indruk van hoe snel je door klantverzoeken werkt en op e-mails reageert. Er zijn er echter nogal wat die uitgaan met zorgeloze typefouten - kun je een beetje extra tijd spenderen aan proeflezen om te zorgen dat niets over het hoofd wordt gezien? '
8. Reputationele feedback
Is het je opgevallen dat een werknemer een reputatie begint op te bouwen als een slapper voor zichzelf op kantoor? Als dat zo is, moet je ze uitroepen, maar wees voorzichtig, want je loopt in wezen op eierschalen wanneer je dit doet.
Je zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: 'Ik heb gemerkt dat het je veel langer kost om je boekingen recentelijk door te komen. Is er een reden waarom je er langer over doet? We moeten elkaar elke ochtend ontmoeten om uw takenlijst te doorlopen om ervoor te zorgen dat u uw tijd prioriteert en goed beheert. Ik heb echt het gevoel dat een paar tweaks zullen helpen. '
9. Persoonlijke feedback
Als u vermoedt dat een werknemer een persoonlijk probleem ondervindt dat van invloed is op zijn of haar werk, moet u dit privé met hen bespreken. Zorg ervoor dat je het onderwerp zorgvuldig benadert, want je zou niet in iemands leven buiten kantoor willen wrikken.
Laten we zeggen dat Jane gedurende een bepaalde periode scatty en zorgeloos is geweest - je zou kunnen vragen om een privéchat te hebben: 'Jane, ik heb gemerkt dat je de laatste tijd niet jezelf bent geweest en ik heb het effect door je werk gezien. Je hebt een paar zorgeloze fouten gemaakt en hebt gisteren een belangrijke deadline gemist. Als er iets aan de hand is in je persoonlijke leven, begrijp ik dat het mijn zaken niet zijn, maar kan ik iets doen dat op het werk helpt? '
10. Feedback van anderen
Als u feedback hebt ontvangen van een aantal verschillende bronnen over een specifieke werknemer, kunnen de geruchten waar zijn en kunt u deze het beste op een niet-bedreigende manier confronteren.
Als Jane bijvoorbeeld abrupt is geweest met andere teamleden, kun je de situatie benaderen door iets te zeggen als: 'Ik heb feedback van anderen ontvangen dat je echt abrupt bent wanneer iemand je een vraag stelt. Kun je uitleggen of er een reden achter zit en wat het zou kunnen zijn? '
Deze scenario's zijn slechts algemene voorbeelden van het benaderen van moeilijke onderwerpen met uw werknemers. Hopelijk kunnen u en uw HR-afdeling met hen omgaan en leren u op een constructieve en effectieve manier feedback te geven.
Heb je ooit te maken gehad met een echt lastige situatie waarin je feedback op de werkplek moest geven? Zo ja, laat het ons weten wat het was en hoe je het deed in de commentaren hieronder ...